Uso della stampa in serie, documenti master, formulari, e campi

Primi passi con Apache OpenOffice 3.x

Capitolo 4: Guida Introduttiva a Writer

< Previous Section

Next Section >

• L'interfaccia di Writer
• Lavorare con i documenti
• Lavorare con il testo
• Formattazione del testo
• Formattare le pagine
• Aggiunta di note e immagini a un documento
• Creazione di un indice generale, indice analitico o bibliografia
• Stampa con Writer
• Spedire un fax
• Memorizzare le modifiche in un documento
• Uso della stampa in serie, documenti master, formulari, e campi
• Uso dei riferimenti incrociati e dei segnalibri

< Previous Page

Next Page >

Pagina in traduzione

Uso della stampa in serie

Writer fornisce funzionalità molto utili per creare e stampare:

• Copie multiple di un documento da spedire ad un elenco di destinatari.
• Etichette contenenti indirizzi.
• Buste.

Queste funzionalità, pur costituendo aspetti differenti all'interno dell'applicazione, sono tutte basate sul concetto di sorgente dati registrata (un foglio elettronico o un database contenenti nomi, indirizzi ed altre informazioni), da cui si ricavano le informazioni variabili necessarie.

Il Capitolo 11 (Uso della stampa in serie) della Guida a Writer descrive il processo nel dettaglio.

Uso di documenti master

I documenti master sono generalmente utilizzati per produrre documenti corposi come un libro, una tesi o una lunga relazione; oppure si possono utilizzare se persone diverse lavorano contemporaneamente su capitoli o parti diverse di un documento, per evitare che tutti debbano condividere lo stesso file. Un documento master unisce documenti di testo diversi in un unico documento più grande, uniformando la formattazione, l'indice, la bibliografia, etc.

Naturalmente Writer consente di lavorare con i documenti master, ma questi possono sembrare ostici finché non si familiarizza con il loro utilizzo. Vedere il Capitolo 13 (Lavorare con i documenti master) della Guida a Writer.

Creazione di formulari

Le informazioni contenute in un normale documento di testo (una lettera, un rapporto, un dépliant) generalmente possono essere modificate dal lettore. Tipicamente, la modifica è concessa per tutto il documento o non è concessa affatto. Un formulario contiene alcune sezioni che non possono essere modificate, e altre create appositamente per una modifica da parte del lettore. Un questionario, ad esempio, contiene un'introduzione e delle domande (che non cambiano), e degli spazi nei quali il lettore può inserire le sue risposte.

Ci sono diversi possibili utilizzi per un formulario:

• Creare un semplice documento che deve essere completato dal destinatario, come ad esempio un questionario da spedire ad un gruppo di persone che poi lo restituiranno compilato.
• Creare un modulo collegato ad una sorgente dati in modo da consentire ad un utente di inserirvi le informazioni. Ad esempio, un addetto alla ricezione di ordini potrebbe utilizzare un formulario per inserire in una base dati le informazioni relative agli ordini.
• Visualizzare le informazioni contenute in una sorgente dati. Ad esempio, un bibliotecario potrebbe utilizzare un formulario per recuperare le informazioni sui libri.

Writer consente di inserire informazioni in un formulario in diversi modi, quali ad esempio caselle di controllo, pulsanti di scelta, campi di testo, caselle combinate. Vedere il Capitolo 15 (Uso dei Formulari in Writer) della Guida a Writer per maggiori dettagli.

Uso dei campi

I campi costituiscono una funzionalità molto utile di Writer. Vengono utilizzati per inserire informazioni variabili (come ad esempio la data attuale o il numero di pagine) all'interno di un documento, o proprietà come il nome del file, l'autore o la data dell'ultimo aggiornamento. I campi sono la base dei riferimenti incrociati (vedi sotto); numerazione automatica di figure, tabelle, titoli o altri elementi, e un gran numero di altre funzioni impossibili da elencare qui. Vedere il Capitolo 14 (Lavorare con i Campi) nella Guida a Writer per ulteriori informazioni.

Using fields

Fields are extremely useful features of Writer. They are used for data that changes in a document (such as the current date or the total number of pages) and for inserting document properties such as name, author, and date of last update. Fields are the basis of cross-referencing; automatic numbering of figures, tables, headings, and other elements; and a wide range of other functions—far too many to describe here. See Chapter 14 (Working with Fields) in the Writer Guide for details.

Using mail merge

Writer provides very useful features to create and print:

• Multiple copies of a document to send to a list of different recipients (form letters)
• Mailing labels
• Envelopes

All these facilities, though different in application, are based around the concept of a registered data source (a spreadsheet or database containing the name and address records and other information), from which is derived the variable information necessary to their function.

Chapter 11 (Using Mail Merge) in the Writer Guide describes the process.

Using master documents

Master documents are typically used for producing long documents such as a book, a thesis, or a long report; or when different people are writing different chapters or other parts of the full document, so you don’t need to share files. A master document joins separate text documents into one larger document, and unifies the formatting, table of contents (ToC), bibliography, index, and other tables or lists.

Yes, master documents do work in Writer. However, until you become familiar with them, you may think that master documents are unreliable or difficult to use. See Chapter 13 (Working with Master Documents) in the Writer Guide.

Creating fill-in forms

A standard text document displays information: a letter, report, or brochure, for example. Typically the reader may edit everything or nothing in any way. A form has sections that are not to be edited, and other sections that are designed for the reader to make changes. For example, a questionnaire has an introduction and questions (which do not change) and spaces for the reader to enter answers.

Forms are used in three ways:

• To create a simple document for the recipient to complete, such as a questionnaire sent out to a group of people who fill it in and return it.
• To link into a database or data source and allow the user to enter information. Someone taking orders might enter the information for each order into a database using a form.
• To view information held in a database or data source. A librarian might call up information about books.

Writer offers several ways to fill information into a form, including check boxes, option buttons, text boxes, pull-down lists and spinners. See Chapter 15 (Using Forms in Writer) in the Writer Guide.