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Hier beschreibe ich meinen Vorschlag für eine neue Lösung für die Seite http://de.openoffice.org/bildung/vhs-kurse.html. In einem ersten Schritt würde ich vorschlagen, dies auf das VHS-Verzeichnis anzuwenden, später, falls es sich bewährt hat, auch auf das Verzeichnis anderer Schulungsanbieter und das Verzeichnis der Professionellen Supporter. StefanW 17:12, 13 February 2008 (CET)

1 Problem
2 Lösung
3 Funktion der PHP-basierten Seite
4 Gewährleistung von Aktualität
5 Schutz vor Spam und Missbrauch
6 Technisches Hostingproblem
7 Rechtliches Problem
8 Mailings
- 8.1 Versenden wir Spam?
- 8.2 Inhalt des automatischen Mails zur Bestätigung eines Eintrags
9 Weitere Vorgehensweise
- 9.1 Änderung der Seite vhs-kurse.html
- 9.2 Mailing an die 1.300 Volkshochschulen
10 Mailvorlage für VHS, die einen Dozenten suchen

Problem

Die Seite mit dem VHS-Verzeichnis (http://de.openoffice.org/bildung/vhs-kurse.html) ist hoffnungslos veraltet. Die Einträge sind größtenteils ungültig, weil die eingetragenen Volkshochschulen OOo nicht mehr oder nicht mehr in dieser Form im Programm haben. Dafür gibt es aber eine nennenswerte Anzahl anderer, bei uns nicht verzeichneter Volkshochschulen, die sehr wohl OOo-Kurse anbieten.

Um die Seite aktuell zu halten, müsste ein Verantwortlicher zweimal jährlich, wenn die VHS-Kursprogramme veröffentlicht werden, bei allen Volkshochschulen recherchieren. Es gibt etwa 1.300 Volkshochschulen in Deutschland, die Zweigstellen gar nicht mitgezählt. Rechnet man nur 5 Minuten für jede VHS, so ist ein Helfer für die regelmäßige Recherche etwa zwei Wochen vollzeit beschäftigt. Das ist nicht zu leisten.

Lösung

Die Idee ist ein Verzeichnis, in das sich die Schulungsanbieter auf einfache Weise selbst eintragen können. Die Volkshochschulen braucht man dann nur ab und zu einmal per Mailing auf die Möglichkeit des Selbsteintragens hinzuweisen. Hierzu habe ich mir über das Verzeichnis http://www.meine-vhs.de bereits die Mailadressen der 1.300 VHS besorgt.

Ich kann mir vorstellen, dass viele Volkshochschulen von dieser Möglichkeit Gebrauch machen werden. Schließlich ist dies eine kostenlose Möglichkeit um über prominente Referenz Kursteilnehmer zu gewinnen.

Ich habe hier eine PHP-basierte Seite gebaut und bereits eine Anzahl von Volkshochschulen, die aktuell Kurse zu OOo anbieten, eingetragen.

Funktion der PHP-basierten Seite

Wer sich als Kursanbieter mit einem Link selbst eintragen will, klickt am unteren Ende der Seite auf "Neu" und gelangt zu einem einfachen Formular, wo man entsprechende Angaben machen kann. Dem Eintragenden wird eine vom System vergebene ID-Nummer angezeigt, mit Hilfe derer er später seinen Eintrag ändern, aktualisieren oder löschen kann. Beim Absenden des Formulars wird der Eintragende noch einmal auf die ID hingewiesen. Außerdem erhält der Eintragende eine Kopie seines Eintrags mit der ID zur Kontrolle und Dokumentation per E-Mail zugesandt. Die Mailadresse des Eintragenden wird bei dem Ganzen nicht veröffentlicht.

Wer seinen Eintrag bearbeiten oder löschen will, gibt am unteren Ende des VHS-Verzeichnisses seine ID-Nummer ein und klickt auf "Bearbeiten".

Gewährleistung von Aktualität

Das Verzeichnis bleibt dadurch aktuell, dass intern mit jedem Eintrag gespeichert wird, wann der Eintrag zuletzt aktualisiert wurde. Etwa alle halbe Jahre zum Beginn der VHS-Semester werden die hinterlegten Mailadressen der Einträge angeschrieben, die länger als 6 Monate nicht mehr aktualisiert wurden. Nach einer weiteren Frist werden längere Zeit nicht mehr aktualisierte Einträge automatisch entfernt.

Schutz vor Spam und Missbrauch

Zum Schutz vor Angriffen mit einem Programm, das das Formular automatisch absenden will, habe ich das Formular mit einem Captcha versehen. Angriffe durch Bots sollen so vermieden werden. Eingesetzt wird das Rechen-Captcha nach einem PHP-Skript von Roberto Zehnder, der der freien Verwendung ausdrücklich zugestimmt hat.

Es erhält die als Administrator hinterlegte Mailadresse (das bin derzeit ich) die selben Mails zugestellt, die auch die sich Eintragenden erhalten. Im Normalfall sind nur wenige Einträge pro Tag zu erwarten. Ein Eintrag ist mit einem Blick auf das eingegangene Mail auf Plausibilität und Ordentlichkeit zu überprüfen. Der manuelle Aufwand hierfür ist gering. Ich übernehme das gerne.

Die Daten mit den Mailadressen etc. legt das Skript in einer Datei in einem gesperrten Verzeichnis ab (.htaccess: Deny from all) und sollten so für Unbefugte nicht erreichbar sein.

Technisches Hostingproblem

Collabnet ermöglicht keine PHP-Seiten. Aus diesem Grund läuft die Seite in der für diesen und ähnliche Zwecke gegründeten Gruppe "webtools" auf dem Vereinsserver von OOoDev. Die Seite kann daher nicht direkt in das Webangebot von OOo integriert werden, sondern es muss von der Seite http://de.openoffice.org/bildung/vhs-kurse.html auf http://webtools.projects.ooodev.org/vhs/ verlinkt werden. Das ist zwar nicht ideal, ich sehe aber letztlich keinen anderen akzeptablen Weg.

Rechtliches Problem

Die Seite ist kein Angebot des Projekts OOo sondern wegen des externen Hostings ein Angebot des Vereins OOoDeV und trägt daher auch dessen Impressum. Die Sorgfaltspflicht, dass über dieses Angebot keine Rechtsverletzungen stattfinden, obliegt dem Verein. Ich bin bereit als der Administrator der Seite darüber zu wachen. Ich lasse mir von jedem Eintrag eine Kopie per Mail zukommen und werde sofort nach Kenntnisnahme eines Missbrauchs einschreiten. Sollten wider Erwarten diesbezüglich größere Probleme auftreten, werde ich das Angebot zur Wahrung des Rechtsschutzes von uns allen stilllegen.

Mailings

Im Zusammenhang mit dem VHS-Verzeichnis werden folgende Mails versandt:

Einmaliges Anschreiben an die ca. 1.500 gesammelten Adressen von Volkshochschulen (siehe unten). Das Mail wird manuell aufgesetzt und versendet.

Mit jedem Speichervorgang, der durch Absenden des Webformulars ausgelöst wird, wird automatisch ein Mail an den sich Eintragenden mit den gespeicherten Daten verschickt, sofern dieser eine gültige Mailadresse angegeben hat. Dies dient der Kontrolle für und der Dokumentation beim sich Eintragenden. Der Administrator erhält von diesen Mails stets eine Kopie als Bcc.

Für Einträge die seit mehr als ca. 6 Monaten nicht mehr aktualisiert wurden, geht ein Mail an die gespeicherte Mailadresse, mit einem Hinweis, dass der Eintrag gelöscht werden wird, falls dieser nicht alsbald aktualisiert wird. Dieser Mailversand könnte auch per Script automatisiert werden. Das ist aber derzeit noch nicht realisiert. Ich werde als Administrator dies vorerst von Zeit zu Zeit manuell tun.

Versenden wir Spam?

Nein.

Das initiale Massenmail ist als einmalige Aktion mit für die Volkshochschulen nützlichen Informationen ganz bestimmt als seriös und für die Empfänger nicht als unangenehm anzusehen.

Ansonsten erhalten nur die Personen Mails von uns, manuell oder automatisch, die sich selbst aktiv mit uns bzw. unserer interaktiven Seite in Verbindung setzen. Nach dem Eintrag im Verzeichnis erhält der Absender eine Bestätigung per Mail. Dies wird von diesem eher als selbstverständlich erwartet, denn als unangenehme Belästigung empfunden. Wenn ein Eingetragener längere Zeit passiv bleibt, so erhält er genau noch einmal ein Mail, nämlich den Löschhinweis, mehr nicht.

Inhalt des automatischen Mails zur Bestätigung eines Eintrags

Absender: Stefan Weigel <mit @ooodev.org-Adresse>

Betreff: Ihr Eintrag im Verzeichnis der Kursanbieter für OpenOffice.org

Dies ist eine automatisch erzeugte Nachricht. Ihre Mailadresse
wurde als Kontakt für einen Eintrag auf der Seite
http://de.openoffice.org/bildung/vhs-kurse.html angegeben.

Ihr Eintrag lautet:
ID: 1E221101
PLZ: 12345
Ort: Musterstadt
Link: http://www.domain.de
Kurztext: Für das Leben, nicht für die Schule lernen wir.
E-Mail: user@domain.de

Sie können Ihren Eintrag ändern, aktualisieren oder löschen.
Folgen Sie dazu auf der Seite http://de.openoffice.org/bildung/vhs-kurse.html
dem Verweis auf das Verzeichnis der Volkshochschulen und geben Sie
Ihre ID-Nummer 1E221101 ein.

Ihr Eintrag wird automatisch etwa 6 Monate nach der letzten Aktualisierung
gelöscht. Davor erhalten Sie noch eine Benachrichtigung per E-Mail.

Sollte der Eintrag nicht von Ihnen stammen, und Sie den Verdacht des Missbrauches haben,
so wenden Sie sich bitte mit einer Antwort-Mail an den Absender dieser Nachricht, und wir
werden uns alsbald mit Ihnen in Verbindung setzen.

Vielen Dank!

Stefan Weigel
 
## OpenOffice.org Deutschland e.V.
## eingetragen: Vereinsregister Wiesbaden VR 3850
## Vorstand: Thomas Krumbein, Jacqueline Rahemipour, André Schnabel
## Geschäftsstelle: Riederbergstr. 92, 65195 Wiesbaden
## www.ooodev.org, info@ooodev.org

Weitere Vorgehensweise

Änderung der Seite vhs-kurse.html

Ich schlage vor, aus der Seite http://de.openoffice.org/bildung/vhs-kurse.html die Tabelle "Links zu Volkshochschulen mit Kursen zu OpenOffice.org" zu leeren und als einzige Zeile darin den Verweis auf die PHP-basierte Seite einzufügen.

floeff hat das bereits erledigt. Danke!

Falls sich das PHP-basierte Verzeichnis für die VHS bewährt, könnten später auch die anderen Anbieter auf diese Weise gelistet werden.

Mailing an die 1.300 Volkshochschulen

Ich habe mir von http://www.meine-vhs.de 1.300 Mail-Adressen der deutschen Volkshochschulen besorgt. Ich würde mich anbieten, diesen ein Schreiben mit etwa folgendem Inhalt zu senden. Als Verfasser kann freilich auch eine andere Person angegeben werden. Der Brief kann freilich auch von einem anderen Projektmitglied versendet werden.

Absender: Stefan Weigel <mit @ooodev.org-Adresse>

Betreff: OpenOffice.org im Kursangebot der VHS

Sehr geehrte Damen und Herren,

diese E-Mail geht Ihnen als Volkshochschule zu, da wir denken, dass unsere
Sammlung von OpenOffice.org-Schulungsanbietern auch für Sie von Interesse
sein könnte. Es handelt sich um ein einmaliges Mailing.

OpenOffice.org, die freie Office-Suite, erfreut sich zunehmender
Verbreitung in Unternehmen, Behörden, Schulen und bei privaten Anwendern.
Zahlreiche Volkshochschulen bieten Kurse zu OpenOffice.org an.

Häufig erreichen uns Anfragen von Anwendern, die einen Kurs zu OpenOffice.org
besuchen wollen. Darum hat der Verein OpenOffice.org Deutschland e.V. ein
Verzeichnis gegründet, in das sich Volkshochschulen eintragen können, wenn
sie Kurse zu OpenOffice.org im Programm haben.

Sie finden das Verzeichnis hier: http://de.openoffice.org/bildung/vhs-kurse.html
unter der Überschrift "Volkshochschulen".

Wir haben Ihre Mailadresse aus dem Verzeichnis http://www.meine-vhs.de.

Falls Sie bereits Kurse zu OpenOffice.org anbieten, möchten wir Sie dazu
ermuntern, sich selbst in das Verzeichnis einzutragen. Der Vorgang dauert
nur eine Minute und ist kinderleicht. Klicken Sie einfach am unteren Ende
der Liste auf „Neu“ und geben Sie Ihre Postleitzahl, den Ort und Ihre
Homepage ein. Bei Bedarf können Sie einen Kurztext angeben. Ihre Mailadresse
wird nicht veröffentlicht und nur gespeichert, um Ihnen eine Bestätigung
zusenden zu können. Mit Hilfe der angezeigten ID-Nummer können Sie Ihren
Eintrag jederzeit selbst ändern, aktualisieren oder löschen. Ihr Eintrag
wird automatisch etwa 6 Monate nach der letzten Aktualisierung gelöscht.
Davor erhalten Sie noch eine Benachrichtigung per E-Mail.

Falls Ihre VHS bislang noch kein Kursangebot zu OpenOffice.org hat, möchten
wir anregen, ein entsprechendes Angebot zum nächsten Semester aufzunehmen.
Wenn Sie hierfür noch einen Dozenten suchen, sind wir gerne bereit, in Ihrem
Namen eine Anfrage auf der Mailingliste des Projekts OpenOffice.org zu stellen.
Dort lesen zahlreiche, auch ehrenamtliche
OpenOffice.org-Experten aus dem gesamten deutschsprachigen Raum mit.

Hier ein paar der wichtigsten Vorteile von OpenOffice.org für die VHS:

o Das Programm ist freie Software: es ist kostenlos und es fallen keine
  Lizenzkosten für OpenOffice.org an, weder für die VHS noch für die
  Kursteilnehmer. Die Software darf beliebig kopiert und weitergegeben werden. 

o OpenOffice.org ist plattformunabhängig, das heißt, es kann auf praktisch
  jedem PC genutzt werden, egal, ob dieser mit Windows 2000, XP oder Vista,
  Mac oder Linux betrieben wird. 

o Es kann schadlos neben anderer Office-Software installiert werden und lässt
  sich problemlos wieder deinstallieren. 

o OpenOffice.org kann auch ohne Installation von einem USB-Stick gestartet werden.
  Die benutzten Computer bleiben unberührt. Die Kursteilnehmer haben das Programm,
  die Dokumente und die Einstellungen komplett auf dem USB-Stick
  "in der Hosentasche" und nutzen die Software zuhause oder an einem beliebigen
  Gerät in der VHS, immer da, wo sie gerade den Stick eingeschoben haben. 

o OpenOffice.org ist in der Bedienung sehr ähnlich zu Microsoft Office und liest
  und schreibt in den Formaten Word (.doc), Excel (.xls) und Powerpoint (.ppt)
  sowie in zahlreichen weiteren Formaten.

o Ähnlich wie die Software, stehen auch zahlreiche Anleitungen, Dokumentationen
  und Bücher zu OpenOffice.org unter einer freien Lizenz und können den Teilnehmern
  beliebig als Ausdruck oder Kopie gegeben werden.

Falls Sie Fragen haben, melden Sie sich bitte jederzeit, am besten per Mail.
Wir würden uns freuen! 

Mit freundlichen Grüßen 

Stefan Weigel

## OpenOffice.org Deutschland e.V.
## eingetragen: Vereinsregister Wiesbaden VR 3850
## Vorstand: Thomas Krumbein, Jacqueline Rahemipour, André Schnabel
## Geschäftsstelle: Riederbergstr. 92, 65195 Wiesbaden
## www.ooodev.org, info@ooodev.org

Mailvorlage für VHS, die einen Dozenten suchen

In dem großen Mailing an alle Volkshochschulen regen wir für solche Schulen, die keine OOo-Kurse anbieten, an, künftig OOo-Kurse in ihr Programm aufzunehmen. In diesem Zusammenhang bieten wir die Möglichkeit an, mit einem Posting auf dev@de.openoffice.org nach einem geeigneten Dozenten zu suchen. Hier nun ein Gerüst für ein Mail, das wir an die VHS senden. Es enthält das für den jeweiligen Fall formulierte Posting für [de-dev]. Weil dieses Posting die suchende VHS direkt nennt und wir zu unser aller Arbeitsentlastung Interessenten bitten, sich direkt an die VHS zu wenden, legen wir das der VHS vor, bevor wir es posten:

Absender: Stefan Weigel <mit @ooodev.org-Adresse>

Betreff: Dozenten für OpenOffice.org an der VHS

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre Anfrage nach einer Dozentin bzw. einem Dozenten
für Kurse zu OpenOffice.org an Ihrer VHS. Gerne stellen wir in Ihrem
Namen eine Anfrage auf der Mailingliste des Projekts OpenOffice.org.
Dort lesen zahlreiche OpenOffice.org-Experten aus dem gesamten
deutschsprachigen Raum mit. Da die Mailingliste öffentlich ist und
von jedermann im Internet mitgelesen werden kann, zeigen wir Ihnen
hier vorab die von uns formulierte Anfrage:

|
|VHS Musterstadt sucht Dozent/in für OpenOffice.org
|
|Die VHS Musterstadt erwägt, OpenOffice.org in ihr
|Kursprogramm aufzunehmen und sucht daher eine/n
|qualifizierte/n Dozenten/in. Interessenten setzen
|sich bitte direkt mit der VHS in Verbindung.
|
|Kontakt: Erika Mustermann, VHS Musterstadt
|E-Mail: erika.mustermann <at> vhs-musterstadt <dot> de.
|Web: http://www.vhs-musterstadt.de
|

Wir bitten Sie, die Veröffentlichung des Postings durch eine
kurze Antwort an den Absender dieses Schreibens freizugeben.

Wir hoffen, dass Sie auf diesem Wege einen hilfreichen
Partner für OpenOffice.org an Ihrer Einrichtung finden können.
Für weitere Fragen oder Unterstützung stehen wir Ihnen gerne
zur Verfügung.

Vielen Dank und freundliche Grüße

Stefan Weigel

## OpenOffice.org Deutschland e.V.
## eingetragen: Vereinsregister Wiesbaden VR 3850
## Vorstand: Thomas Krumbein, Jacqueline Rahemipour, André Schnabel
## Geschäftsstelle: Riederbergstr. 92, 65195 Wiesbaden
## www.ooodev.org, info@ooodev.org

StefanW 15:37, 19 February 2008 (CET)

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