Difference between revisions of "FR/Documentation/Writer Guide/Creation lettre type"

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<li>Maintenant, cliquez sur le champ '''Condition''' et saisissez les détails de la condition qui définit un champ d'adresse vide. En général, elle a cette forme :</li>
 
<li>Maintenant, cliquez sur le champ '''Condition''' et saisissez les détails de la condition qui définit un champ d'adresse vide. En général, elle a cette forme :</li>
  
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<tt><nowiki>![Database.Table.Database field]</nowiki></tt>
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<tt><nowiki>![Base de données.Table.Champ de base de données]</nowiki></tt>
  
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where the ‘!’ (NOT) character indicates the negative case and the square brackets indicate the condition.
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ou le caractère ‘!’ (NON) indique le cas négatif et les crochets la condition.
  
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For example, in our Points database the condition to test if the Company field is empty would be:
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Par exemple, dans notre base de données Points, la condition à tester est si le champ Société est vide et serait :
  
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<tt><nowiki>![Points.Sheet1.Company]</nowiki></tt> as illustrated below.
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<tt><nowiki>![Points.Feuille1.Société]</nowiki></tt> comme illustré ci dessous.
  
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[[Image:WG3-11-12.png|thumb|none|500px|''Hidden paragraph insertion.'']]
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[[Image:WG3-11-12.png|thumb|none|500px|''Insertion du champ Paragraphe masqué.'']]
  
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To test for multiple conditions use the operators ''AND'' and/or ''OR'' between the conditional statements, for example:
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Pour tester des conditions multiples, utiliser les opérateurs ''ET'' et/ou ''OU'' entre deux instructions conditionnelles, par exemple :
  
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<tt><nowiki>![Points.Sheet1.Title]AND![Points.Sheet1.Last Name]</nowiki></tt>
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<tt><nowiki>![Points.Feuille1.Titre]ET![Points.Feuille1.Nom]</nowiki></tt>
  
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<li>Click '''Insert''', but do not close the dialog until you have amended all the lines that should be suppressed.</li>
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<li>Clique sur '''Insérer''', mais ne fermez pas la boîte de dialogue jusqu'à ce que vous ayez amendé toutes les lignes à masquer.</li>
 
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<li>The document is now ready to be printed. Click '''File&nbsp;>&nbsp;Print''' and respond with '''Yes''' in the message box.</li>
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<li>Le document est maintenant prêt à être imprimé. Cliquez sur '''Fichier > Imprimer''' et répondez '''Oui''' au message qui s'affiche.</li>
  
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[[Image:WG3-11-13.png|thumb|none|500px|''Confirmation message for merging database fields.'']]
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[[Image:WG3-11-13.png|thumb|none|500px|''Message de confirmation de fusion des champs de base de données.'']]
  
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<li>In the Mail Merge dialog, you can choose to print all records or selected records. To select records to be printed, use ''Ctrl+click'' to select individual records. To select a block of records, select the first record in the block, scroll to the last record in the block, and ''Shift+click'' on the last record.</li>
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<li>Dans la boîte de dialogue de mailing, vous pouvez choisir d'imprimer tous les enregistrements ou uniquement les enregistrements sélectionnées. Pour sélectionner un bloc d'enregistrements, sélectionnez le premier du bloc, faites défiler jusqu'au dernier du bloc et faites un ''Maj+clic'' sur le dernier enregistrement.</li>
  
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[[Image:WG11-12.png|thumb|none|500px|''The Mail Merge dialog.'']]
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[[Image:WG11-12.png|thumb|none|500px|''La boîte de dialogue de mailing.'']]
  
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<li>Click '''OK''' to send the letters directly to the printer.</li>
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<li>Cliquez sur  '''OK''' pour envoyer les lettres directement vers l'imprimante.</li>
  
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If you prefer to save the letters to a file, perhaps to allow proofreading or some later formatting, select '''File''' in the output section of the Mail Merge dialog, instead of using the default '''Printer''' selection. This changes the dialog to display the ''Save merged document ''section, where '''Save as single document''' is pre-selected. You can choose to save each letter as a single, individual document, if preferred.
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Si vous préférez enregistrez les lettres dans un fichier, peut-être pour vous permettre une relecture ou d'autres formatages, sélectionnez '''Fichier''' dans la section Sortie de la boîte de dialogue Mailing, au lieu d'utiliser la sélection par défaut '''Imprimante'''. Cela modifie la boîte de dialogue pour afficher la section '''Enregistrer le document fusionné''' ou l'option '''Enregistrer un document unique''' est pré-sélectionnée. Vous pouvez choisir d'enregistrer chaque lettre dans un document individuel si vous le préférez.  
  
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In this case, clicking '''OK''' brings up the Save as dialog. Enter a file name for the saved letters. They will be saved consecutively in the single document, or numbered consecutively in individual files if saved as single documents.
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Dans ce cas, cliquez sur '''OK''' vous amène à la boîte de dialogue Enregistrer. Saisissez un nom de fichier pour l'enregistrement des lettres. Elles seront enregistrées consécutivement dans un document unique ou numérotées consécutivement dans des fichiers individuels si enregistrées comme des documents individuels.  
  
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<li>If you have not saved the original, prototype form letter document (template) previously, then you should do so now. Having a form letter template could greatly simplify the creation of other form letters in the future and is highly recommended.</li>
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<li>Si vous n'avez pas enregistré la lettre type originale (le modèle) auparavant, vous devriez le faire maintenant. Avoir un modèle de lettre type peut grandement simplifier la création d'autres lettres dans le futur et est vivement recommandé.</li>
 
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{{CCBY}}
 
{{CCBY}}

Latest revision as of 17:25, 10 May 2009



Exemple : Envoyer une lettre à votre base client

Une société organise une campagne pour assigner des points de crédit à ses clients en fonction de la quantité de biens achetés par chacun pendant l'année.

À la fin de l'année, ils veulent envoyer une lettre à chaque client pour les informer du nombre total de points de crédit collecté.

Vous pouvez créer une lettre type manuellement, ce qui est la méthode la plus compréhensive et la plus simple et est décrite ici, ou vous pouvez utliser l'Assistant de mailing comme décrit dans Utilisation de l'assistant pour créer une lettre type. Si vous choisissez d'utiliser l'assistant, faites très attention à ses limitations telles qu'identifiées dans sa description.

  1. Créer un nouveau document texte : Fichier > Nouveau > Document texte ou ouvrez une lettre type existante avec Fichier > Ouvrir.
  2. Affichez les sources de données référencées : Affichage > Sources de données (ou appuyez sur F4).
  3. Cherchez la source de données à utiliser pour la lettre type, dans ce cas Points. Étendez les dossiers Points et Tables et sélectionnez Feuille1. Le fichier de données d'adresses est affiché.
    Sélectionner la source de données.
  4. Maintenant, créez ou modifiez la lettre type en saisissant le texte, la ponctuation, les sauts de ligne et ainsi de suite qui seront présents sur toutes les lettres, et ajoutez les champs nécessaires en cliquant sur le nom du champ et en le glissant à l'endroit approprié dans la lettre. Notez que les lignes d'adresses doivent être des paragraphes individuels, non séparés par des sauts de ligne. Vous comprendrez pourquoi dans l'étape suivante.
    Glisser les champs dans le corps de la lettre type
  5. Continuez jusqu'à ce que vous ayez composé le document complètement (voir un exemple ci dessous). À ce point, supprimez toutes les lignes vides (si vous avez deux lignes d'adresses par exemple) qui pourraient apparaître dans la lettre résultante. S'il n'y en a pas, sautez à l'étape 7.
    La lettre type complétée.
  6. Pour supprimer des lignes vides :
    1. Cliquez à la fin du premier paragraphe à supprimer et sélectionnez Insertion > Champs > Autres.
    2. Sélectionnez l'onglet Fonctions et cliquez sur Paragraphe masqué dans la colonne Type.
    3. Maintenant, cliquez sur le champ Condition et saisissez les détails de la condition qui définit un champ d'adresse vide. En général, elle a cette forme :

      4. ![Base de données.Table.Champ de base de données]

      ou le caractère ‘!’ (NON) indique le cas négatif et les crochets la condition.

      Par exemple, dans notre base de données Points, la condition à tester est si le champ Société est vide et serait :

      ![Points.Feuille1.Société] comme illustré ci dessous.

      Insertion du champ Paragraphe masqué.

      Pour tester des conditions multiples, utiliser les opérateurs ET et/ou OU entre deux instructions conditionnelles, par exemple :

      ![Points.Feuille1.Titre]ET![Points.Feuille1.Nom]

    4. Clique sur Insérer, mais ne fermez pas la boîte de dialogue jusqu'à ce que vous ayez amendé toutes les lignes à masquer.
  7. Le document est maintenant prêt à être imprimé. Cliquez sur Fichier > Imprimer et répondez Oui au message qui s'affiche.
    8. Message de confirmation de fusion des champs de base de données.
  8. Dans la boîte de dialogue de mailing, vous pouvez choisir d'imprimer tous les enregistrements ou uniquement les enregistrements sélectionnées. Pour sélectionner un bloc d'enregistrements, sélectionnez le premier du bloc, faites défiler jusqu'au dernier du bloc et faites un Maj+clic sur le dernier enregistrement.
    9. La boîte de dialogue de mailing.
  9. Cliquez sur OK pour envoyer les lettres directement vers l'imprimante.

    10. Si vous préférez enregistrez les lettres dans un fichier, peut-être pour vous permettre une relecture ou d'autres formatages, sélectionnez Fichier dans la section Sortie de la boîte de dialogue Mailing, au lieu d'utiliser la sélection par défaut Imprimante. Cela modifie la boîte de dialogue pour afficher la section Enregistrer le document fusionné ou l'option Enregistrer un document unique est pré-sélectionnée. Vous pouvez choisir d'enregistrer chaque lettre dans un document individuel si vous le préférez.

    Dans ce cas, cliquez sur OK vous amène à la boîte de dialogue Enregistrer. Saisissez un nom de fichier pour l'enregistrement des lettres. Elles seront enregistrées consécutivement dans un document unique ou numérotées consécutivement dans des fichiers individuels si enregistrées comme des documents individuels.

  10. Si vous n'avez pas enregistré la lettre type originale (le modèle) auparavant, vous devriez le faire maintenant. Avoir un modèle de lettre type peut grandement simplifier la création d'autres lettres dans le futur et est vivement recommandé.
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