Impression d'étiquettes

Guide de l'utilisateur Writer

Chapitre 11 - Utilisation du mailing

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• Création de la base de données
• Référencement d'une base de données
• Création de la lettre type
• Impression d'un mailing d'étiquettes
• Impression d'enveloppes
• Utilisation de l'assistant mailing pour créer une lettre type

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Avant de commencer la réalisation, notez la marque et le type d'étiquettes que vous avez l'intention d'utiliser.

Pour imprimer un mailing d'étiquettes :

1. Cliquer sur Fichier > Nouveau > Étiquettes.
2. Sur l'onglet Options, assurez vous que la case à cocher Synchroniser le contenu est cochée.
3. Sur l'onglet Étiquettes', sélectionnez Base de données et Table. Sélectionnez la Marque des étiquettes à utiliser et sélectionnez ensuite le type d'étiquettes. Template:Documentation/Tip
   

   Sélectionner la base de données, la table, la marque d'étiquette et le type.
4. Cliquez sur la flèche sous Champs de base de données. Sélectionnez le premier champ à utiliser dans l'étiquette (dans cet exemple Titre). Cliquez sur la flèche de gauche pour déplacer le champ dans la zone Texte de l'étiquette.
   

   Déplacer les champs de la base de données vers la zone de texte de l'étiquette.
5. Continuez à ajouter les champs et insérez la ponctuation souhaitée, les espaces et les sauts de ligne jusqu'à ce que l'étiquette soit composée. La figure ci dessous montre l'étiquette complétée.
   

   L'étiquette complétée..
6. Cliquez sur Nouveau document. Vous avez maintenant un nouveau document d'une seule page contenant une série de cadre, un pour chaque étiquette du type sélectionnée et rempli des champs d'adresses de la source de données que vous avez sélectionnés. Assez souvent, certains des champs de la source de données d'adresses ne seront pas utilisés, laissant des lignes vides dans l'étiquette. Si ce n'est pas important, vous pouvez sauter les paragraphes suivants et aller directement à l'étape 7, sinon, continuez comme décrit ici.
   1. Assurez vous d'abord que les cadres d'étiquette affichent le contenu des champs (titres de la source de données) plutôt que les noms de champs sous-jacents. Si ce n'est pas le case, appuyez sur Ctrl+F9 ou sélectionnez Affichage > Nom de champs pour basculer l'affichage.
   2. Assurez vous ensuite que vous pouvez voir les caractères non imprimables, tels que les marques de paragraphe, sauts de ligne, etc. S'ils ne sont pas déjà visibles, sélectionnez Affichage > Caractères non imprimables à partir de la barre de menu ou appuyez sur Ctrl+F10, ou encore, cliquez sur l'icône dans la barre d'outils Standard.
   Vous verrez alors que la séparation des champs d'adresse est créée par des retours à la ligne forcés , plutôt que par des marques de paragraphes . Comme la suppression des lignes vides dépend des paragraphes masqués, et non des lignes, vous devez remplacer les retours à la ligne forcés par des sauts de paragraphes, comme suit..
   3. Cliquez dans la première étiquette, à la fin du dernier champ d'adresse de source de données, dans la première ligne de l'étiquette. Appuyez sur Supprimer pour supprimer le caractère de retour à la ligne et appuyez sur Entrée pour insérer une marque de paragraphe. Répétez cette action pour chaque ligne de l'adresse. .
   Si l'espacement de ligne dans la première étiquette n'est pas satisfaisant, vous voudrez sûrement le corriger avant de continuer, en modifiant le style de paragraphe associé à l'adresse. À moins que vous ne l'ayez changé, l'adresse utilise le style Standard.

   L'objectif de l'étaphe c) est de remplacer tous les sauts de ligne à la fin des champs d'adresse de source de données par des marques de paragraphe. Parfois, le champs d'adresse de données peut être plus long que la largeur de l'étiquette et s'adaptera à la prochaine ligne physique : assurez-vous que vous ne faites pas d'erreur en ne supprimant que le caractère de retour à la ligne et non un autre caractère.

   4. Cliquez de nouveau à la fin du premier paragraphe qui doit être supprimé sous condition et sélectionnez Insertion > Champs > Autres. Sélectionnez l'onglet Fonction et cliquez sur Paragraphe masqué dans la colonne Type. Cliquez maintenant sur le champs Condition et saisissez les détails de la condition qui doit définir un champ d'adresse vide. Elle a, en général, la forme : ![Base de données.Table.Champ de base de données] où le caractère ‘!’ (NON) indique le cas négatif et les crochets indiquent la condition.
   Par exemple, dans notre base de données Points, la condition pour tester si le champ de la société est vide serait ![Points.Feuille1.Société] comme illustré dans la Figure 12. Pour tester des conditions multiples, utilisez les opérateurs ET et/ou OU entre les instructions conditionnelles, par exemple : ![Points.Feuille1.Titre]ET![Points.Feuille1.Nom] Cliquez sur Insérer, mais ne fermez la boîte de dialogue jusqu'à ce que toutes les lignes aient été amendées
   5. Répétez pour chaque paragraphe qui doit être supprimé sous condition, souvenez-vous d'avancer le curseur à la fin de la ligne en question avant de changer le dernier élément de la condition et d'Insérer le résultat.

   Le dernier paragraphe du bloc d'adresse de l'étiquette finit avec un champ spécial, Enregistrement_suivant:Base de données.Table (Enregistrement_suivant:Points.Feuille1 dans notre exemple) et le champ Paragraphe_suivant DOIT est inséré avant ce champ. Cela peut être réalisé en cliquant à la fin du paragraphe et en utilisant le touche fléchée vers la gauche une fois pour passer au-dessus. Un indice vous indique si vous avez oubliez cette action : certains enregistrements ont été omis et manquent à la sortie finale.

   6. Remembering that we selected Synchronise contents earlier, you should now be able to see a small window containing a button labelled Synchronise Labels. Click on this button and the hidden paragraph fields are propagated to all the labels in your document.
   You now have a template suitable for future use with the same data source and type of label. If you wish to save it, use either File > Templates > Save as, or save it as an Open Document Text Template (.ott) into the private template directory (folder) that you have previously defined in Tools > Options > OpenOffice.org > Paths > Templates.
7. Click File > Print. In the message box that appears, click Yes.
8. In the Mail Merge dialog, you can choose to print all records or selected records. To select records to be printed, use Ctrl+click to select individual records. To select a block of records, select the first record in the block, scroll to the last record in the block, and Shift+click on the last record.
9. Click OK to send the labels directly to the printer.
If you prefer to save the labels to a file, perhaps to allow some later editing such as changing the typeface or paragraph format, then you should select File in the output section of the Mail Merge dialog, rather than using the default Printer selection. This changes the dialog to highlight the Save merged document section, where Save as single document is pre-selected. In this case, clicking OK brings up the Save as dialog, where a file name can be entered for the saved labels. If you did not save the prototype label fields document (template) in step 6f, then you are prompted to do so now by another Save as dialog.

In either case, whether printing or saving to file, despite there apparently being only one page of labels, the printed or saved output will be expanded to include all of the selected records from the data source.

Editing a saved file of mailing labels

To edit a saved file of mailing labels, open the saved label file in the normal way. You will be prompted as to whether you wish to update all links. Choose No for the following reason: The first label on the page is termed the “Master Label” and all other labels are linked to it: if you update the links then all labels will end up containing the same data, which may not be what you want.

You can edit individual records in the normal way, by highlighting and changing the font name, for example.

However, you cannot edit all labels globally (for example, to change the font name for all records) by the technique of selecting the entire document. To achieve this result you have to edit the paragraph style associated with the label records as follows:

1. Right-click any correctly spelled word in a label record. Select Edit Paragraph Style from the pop-up menu. (Note: If you click on a misspelled word, a different menu appears.)
2. Then from the Paragraph Style dialog, you can make changes to the font name, the font size, the indents, and other attributes.