FI/postituslistojen arkistot

Postituslistojen arkistojen ylläpitoon liittyvät käytänteet

Suomenkielisten OpenOffice.org-postituslistojen (dev ja users) arkistot ovat julkisia.

Projektin ylläpitäjillä on mahdollisuus poistaa arkistoista postituslistoille lähetettyjä viestejä. Roskapostiviesteille tätä tehdään säännöllisesti, mutta muu viestien poistaminen on äärimmäisen harvinaista. Viestejä voidaan poistaa seuraavissa tapauksissa:

• Roskapostit, virusviestit ja muut automaattisesti lähetetyt viestit (poissaolovastaukset, Facebook-kutsut) poistetaan arkistosta ilman muita toimenpiteitä.
• Lain ja hyvän tavan vastaiset viestit poistetaan arkistosta. Lisäksi ylläpitäjät voivat harkintansa mukaan ilmoittaa tapahtuneesta viranomaisille.
• Toisen henkilön (ei koske nimimerkkejä) nimissä lähetetyt viestit poistetaan arkistosta, mikäli ylläpitäjät saavat riittävää näyttöä väärän henkilöllisyyden käytöstä. Tarvittaessa tapauksesta ilmoitetaan henkilölle, jonka henkilöllisyyttä on väärin käytetty, sekä viranomaisille.
• Viestit, joihin on vahingossa tai tahallisesti jäänyt lähettäjän tai muun henkilön yksityisiä tietoja, voidaan poistaa lähettäjän tai asianomaisen henkilön pyynnöstä. Ylläpitäjät harkitsevat tapauskohtaisesti, milloin poistaminen on aiheellista. Lähettäjän oman nimen ja sähköpostiosoitteen näkyminen viestissä ei tavallisesti riitä perusteeksi viestin poistamiselle.
• Muistakin erityisen painavista syistä viestejä voidaan poistaa.

Postituslistoille kirjoittaessa kannattaa muistaa, että viestit jaellaan kaikille listan tilaajille automaattisesti. Viestin poistaminen arkistosta ei siis pelasta tilannetta, jos jotain sopimatonta pääsee viestiin mukaan. Toisen henkilön vastausta users-listalla esitettyyn kysymykseen ei pääsääntöisesti poisteta arkistosta muuten kuin todella painavin perustein.

Poistopyynnöt tulee lähettää sähköpostitse Yhteystiedot-sivulla mainittuun "project lead" tai "project co-lead"-osoitteeseen, ei koskaan itse postituslistalle.

Pääperiaate on joka tapauksessa, ettei asiallisia viestejä poisteta kenenkään pyynnöstä.

Prosessi ylläpitäjän näkökulmasta (ei koske roskapostia)

• Varmistu, että poistopyynnön lähettäjä on se kuka hän väittää olevansa. Käytännössä ennen viestin poista kannattaa poistettavan viestin lähettäjään ottaa yhteyttä lähettämällä sähköpostia viestin From-osoitteeseen. Vastausta kannattaa odottaa ainakin viikko, ellei poistaminen jostain syystä ole kiireellistä.
• Ota itsellesi talteen kopio viesteistä, jotka aiot poistaa.
• Poista viesti OOo-sivuston arkistosta.
• Lähetä poistopyyntö myös MarkMail-palveluun, mainitse poistopyynnön perusteena poisto ensisijaisesta arkistosta.
• Jos jouduit poistamaan kysymyksen mukana myös jonkun toisen käyttäjän antaman vastauksen, ilmoita asiasta vastauksen lähettäjälle jotta hänelläkin on tarvittaessa mahdollisuus ottaa kantaa tilanteeseen. Jos kysymys oli asiallinen ja vastaus edes jotakuinkin järkevä, kannattaa postituslistalle lähettää yhteenveto niiden ydinkohdista sen jälkeen kun alkuperäinen viesti on varmasti poistunut Googlen ulottumattomiin. Tällöin vastaus on edelleen löydettävissä postituslistan arkistoista hakemalla.