Инструкции: Calc. Использование диапазонов данных, сортировка данных и фильтры данных

 < Apache OpenOffice | Документация | Пошаговые руководства: Инструкции (How Tos) | Apache OpenOffice Calc

Эта статья должна быть проверена на точность и соответствие стилю.

Задача

Выборка данных по заданным условиям для разностороннего анализа.

Решение

Инструментарий

Для решения задачи потребуются:

• работа с главным меню Calc Данные → Фильтрация;
• Использование именованных диапазонов для сортировки и выборки данных.

Способ 1. Использование диапазонов данных, сортировка данных и фильтры данных

Определение ваших диапазонов

Работа с диапазонами данных позволяет вам очень легко выбирать их, выполнять операции сортировки или фильтровать данные с использованием заголовков столбцов и строк и тем самым избегать рискованных ручных манипуляций с данными (Рис. 1.).

Рис. 1. Определение именованного диапазона.

1. Введите свои данные и организуйте, как обычно,
2. Выделите, что хотите стать диапазоном данных; не забудьте включить заголовки столбцов,
3. нажмите Данные → Задать диапазон...»,
   Вы увидите выбранный диапазон, выделенный в фоновом режиме.
4. Дайте имя диапазону, указанному в поле Диапазон.
   Если диапазон не является тем, что вы хотите, нажмите значок рядом с полем Диапазон и выберите другой диапазон.
5. Нажмите кнопку Ещё, чтобы просмотреть дополнительные параметры:
   • Не забудьте установить флажок «Заголовки в первой строке», чтобы ваши заголовки распознавались при выполнении сортировки.
   • Поле «Вставка или удаление ячейки» позволяет вставлять или удалять данные в диапазоне выбора
   • В поле «Сохранить форматирование» указано, что Apache OpenOffice сохраняет форматирование любых новых данных, которые вы могли бы впоследствии ввести.
   • Поле «Не сохранять импортированные данные» означает данные, которые вы, возможно, извлекаете из базы данных, поэтому эти данные не будут сохранены вместе с вашим файлом.
6. Щёлкните  ОК , чтобы закрыть диалоговое окно и вернуться к документу.

Вы можете определить столько диапазонов, сколько хотите; всё, что вам нужно сделать, - повторить описанную выше процедуру и нажать кнопку  Добавить  в диалоговом окне. То же самое применяется, если вы хотите удалить диапазон, выберите нужный диапазон и нажмите соответствующую кнопку в диалоговом окне.

Выбор диапазона

После того, как вы ввели свои диапазоны, выберите тот, который вы хотите работать, следующим образом:

1. Выберите Данные → выберите диапазон из меню.
2. Выберите диапазон данных и щёлкните  ОК 
   В вашем документе будет выделен диапазон данных.

Способ 2. Сортировка данных

Вот диапазон, над которым мы будем работать: (Рис. 2).

Рис. 2. Рабочий диапазон.

Чтобы отсортировать данные:

1. Выберите диапазон, с которым вы хотите работать (Рис. 3).
2. Выберите Данные → Сортировка из меню
   
   

   

   Рис. 3. Рабочий диапазон.
   
   На вкладке «Критерии сортировки» вы можете определить до 3 критерии. Здесь мы решили сделать восходящую сортировку, сначала по полу, а затем по возрасту.
3. Укажите параметры сортировки на вкладке Параметры (Рис. 4)
   
   

   

   Рис. 4. Параметры сортировки.
   
   Все эти параметры позволят вам отредактировать операцию сортировки в той же таблице или аналогичную таблицу в области, которую вы указали ранее (в нашем примере мы решили скопировать результат чуть ниже первой таблицы).

Вот результат: (Рис. 5).

Рис. 5. Применение сортировки.

Способ 3. Фильтрация данных

Стандартный фильтр

Использование фильтров так же просто, как и сортировка:

1. Выберите диапазон, с которым вы хотите работать.
2. Выберите Данные → Фильтр → Стандартный фильтр из меню (Рис. 6).
   
   

   

   Рис. 6. Параметры фильтра.
   • Заполните имена полей данных, на которых вы хотите создать свой фильтр, выбрав их в раскрывающемся меню.
   • Здесь вы также можете использовать до 3 критериев с булевыми операторами (и, или) и другими условиями. Значение представлено данными, по которым фильтр должен выполняться в зависимости от выбранного имени поля.
   • Кнопка Деталипозволяет редактировать таблицу, принимая во внимание регулярные выражения, чувствительность к регистру или дубликаты.

Вот результат: (Рис. 7)

Рис. 7. Результат фильтрации.

Автофильтр

Автофильтр немного отличается от стандартного фильтра. Чтобы понять, что он делает, давайте использовать его и посмотреть, что получилось.

1. Выберите диапазон данных, включая имена столбцов.
2. Выберите Данные → Фильтрация → Быстрый фильтр из меню (Рис. 8)
   
   

   

   Рис. 8. Работа автофильтра.

Рядом с каждым именем поля есть маленькая кнопка со стрелкой. Нажмите на поле рядом с полем Имя, чтобы увидеть, что он делает (Рис. 9).

Рис. 9. Выбор условия автофильтра.

Как вы заметили, список имен представляет критерии фильтра, и вы можете применять их по-разному к каждому столбцу. Если вы выберете Стандарт, появится диалоговое окно Стандартный фильтр.

Давайте нажимаем на Dupont и наблюдаем полученный результат: отображаются критерии, соответствующие имени Dupont и только Dupont.

Чтобы отменить операцию фильтрации:

1. Выберите диапазон
2. Выберите Данные → Фильтрация → Быстрый фильтр из меню

Расширенный фильтр

Расширенный фильтр - это фильтр, который позволяет использовать более 3 критериев фильтра, максимум до 8.

Чтобы использовать этот фильтр, вам нужно создать массив, в который вы войдете критерии. Начнем с примера, который у нас уже есть: (Рис. 10).

Рис. 10. Исходные данные.

1. Скопируйте строку с именами полей вашего диапазона (Имя, Возраст ...) в пустые ячейки на вашем листе, например, в строке 10
2. Введите критерии сортировки под каждым столбцом. Обратите внимание, что критерии одной и той же строки объединены с помощью AND, тогда как критерии в одном столбце объединяются как OR. Чтобы вводить имена с помощью знака равенства, не забудьте поставить кавычки (). Вот результат: (Рис. 11).

Рис. 11. Выборка.

В этом примере мы ищем людей, возраст которых больше 40 И (поскольку критерий появляется в предыдущем) чья зарплата выше 46000. Вот результаты после применения фильтра: (Рис. 12).

Рис. 12. Пример данных, критериев, фильтра и полученной выборки.

Итак, создав массив

1. Выберите диапазон данных, к которому должен применяться фильтр.
2. В меню выберите Данные → Фильтрация → Расширенный фильтр (Рис. 13).
   
   

   

   Рис. 13. Пример данных, критериев, фильтра и полученной выборки.
3. В появившемся окне выберите массив, который вы определили в строках 10-12, используя кнопку выбора.
4. В параметрах (нажмите More) также укажите, где вы хотите, чтобы ваши отфильтрованные данные отображались (мы помещаем их в строку 17)
5. Щёлкните  ОК .

Достоинства и недостатки

Недостатки

как таковых, недостатков у этого способа работы сданными не наблюдается.

Достоинства

простое построение различных сложных выборок из больших массивов данных.

Теоретическая база решения

• Маска в условии автофильтра для выборки строк, начинающихся с заданного набора символов;
• Определение диапазона сортировки.

---

Sophie Gautier
2002

---

Переводчик:
А. Е. Харламенков

---

---

К началу страницы

Content on this page is licensed under the GNU Free Documentation License (FDL).