Opmaken van een document: directe opmaak, opmaakprofielen en sjablonen

Introductie

In Apache OpenOffice kunt u op twee manieren opmaak toepassen op documenten. U kunt dat direct doen met behulp van menu's en werkbalken, of u kunt opmaakprofielen en sjablonen gebruiken.

Het lijkt, voor een nieuwe gebruiker, gemakkelijker om een document direct op te maken, alleen opmaak toe te passen als dat nodig is. Echter, dit zou herhaaldelijk kunnen moeten, en problematisch kunnen zijn wanneer u werkt met langere documenten. U kunt zichzelf heel veel tijd en moeite besparen door opmaakprofielen en sjablonen te gebruiken, die er voor zorgen dat uw document vooraf gedefinieerde regels voor de opmaak volgt. Hoewel dit er in eerste instantie complex uit zou kunnen zien, is het in feite een gemakkelijk te leren gereedschap dat een grote mate van flexibiliteit en consistentie mogelijk maakt bij het schrijven van documenten.

Opmaakprofielen kunnen in alle programma's van Apache OpenOffice worden gebruikt, met uitzondering van Apache Math.

Voordelen van opmaakprofielen boven directe opmaak

Veronderstel dat we een lang rapport hebben geschreven dat is opgedeeld in hoofdstukken, elk gemarkeerd door een kop. We willen dat deze koppen zullen worden weergegeven in een bepaald sans serif-lettertype. We willen ook dat deze koppen worden weergegeven in grote vette tekst, en gecentreerd op de pagina. We zouden, om deze opmaak handmatig toe te passen, de volgende opmaak voor elk individueel hoofdstuk moeten instellen:

• "Liberation Sans, 16 punten, vet, gecentreerd..."

tegelijkertijd willen we dat de rest van onze tekst wordt weergegeven in een kleiner, serif-lettertype, en wel als volgt:

• "Liberation Serif, 11 punten, uitgevuld..."

Hoewel het mogelijk is om dit te bereiken met directe opmaak, omen er twee problemen naar voren: consistentie (onthouden om steeds exact dezelfde grootte lettertype, letterbeeld, en uitlijning te gebruiken) en onderhoud. Wat gebeurt er als u besluit dat de inhoud van uw rapport moet worden weergegeven in een ander lettertype, of dat u wilt dat uw koppen iets kleiner worden? Indien u directe opmaak heeft toegepast, heeft u zeer veel te doen om dit te wijzigen.

Dat is waar opmaakprofielen nuttig zijn. Veronderstel dat we, in plaats van de opmaak van elke kop handmatig in te stellen, zoals hierboven weergegeven, we al deze regels vooraf definiëren in een opmaakprofiel, genaamd "Kop 1". Op deze manier kunnen we, elke keer als we langs een tekst komen waarvan we een kop voor een hoofdstuk willen maken,, eenvoudigweg kiezen voor "Kop 1" als de opmaak ervan.

Op dezelfde manier kunnen we de opmaak voor de inhoud van de tekst vooraf definiëren in een opmaakprofiel, genaamd "Tekstblok" en dit opmaakprofiel waar nodig toepassen op de tekstinhoud van het document. Op deze manier wordt het beheren van het document veel eenvoudiger. Bijvoorbeeld het wijzigen van het lettertype voor alle koppen van de hoofdstukken, we hoeven alleen maar de definitie van "Kop 1" aan te passen. De wijziging zal dan door het gehele document te zien zijn.

Hiernaast kunnen opmaakprofielen nog veel meer dan slechts zorgen voor consistentie en beheersgemak. Zij maken het mogelijk een automatische inhoudsopgave te maken, genummerde hoofdstukken, het instellen van kleuren, het invoegen van symbolen, en nog veel meer.

Opmaakprofielen aan uw document toevoegen

U kunt opmaakprofielen maken, bewerken en toepassen op uw document via het venster 'Stijlen en opmaak'. Toegang tot dat venster kan worden verkregen op één van de volgende manieren:

Methode 1:

• Opmaak → Stijlen en opmaak

Methode 2:

• Druk op F11
• Het venster 'Stijlen en opmaak' zal verschijnen

Methode 3:

• Open het venster 'Stijlen en opmaak' als een optie vanaf de Zijbalk[1]

Als het venster eenmaal is geopend:

• Klik met rechts ergens in het venster 'Stijlen en opmaak'
• Selecteer “Nieuw” of “Wijzigen”

U zult dan een grote selectie van opties aangeboden krijgen. De beste manier om te leren is door te experimenten en een opmaakprofiel te maken dat overeenkomt met uw eigen voorkeuren.

Zie ook: Opmaakprofielen in Apache OpenOffice Writer[2]

Sjablonen

Wanneer een opmaakprofiel eenmaal is gedefinieerd, kan het worden opgeslagen in een bestand, een "Sjabloon" genaamd, voor toekomstig gebruik in aanvullende documenten. Dit maakt het doorvoeren van consistentie over verschillende documenten of projecten zeer gemakkelijk.

Bestand → Sjablonen → Opslaan zal een kopie van het huidige document opslaan als een sjabloon. We kunnen dat sjabloon voor een nieuw document gebruiken door te selecteren Bestand → Nieuw → Sjablonen en documenten → Sjablonen en te dubbelklikken op de te gebruiken sjabloon.

Onthoud dat zowel de opmaakprofielen ALS de inhoud van het document zullen worden opgeslagen in de sjabloon

Het is mogelijk nog verder te gaan en de sjabloon van onze voorkeur in te stellen als de standaardsjabloon voor alle documenten. Dat doen we zo:

• Bestand → Sjablonen → Beheren
  • Dubbelklik op "Mijn sjablonen"
  • Selecteer de gewenste sjabloon
  • Klik op de knop  Opdrachten 
  • Selecteer "Als standaardsjabloon instellen"

Met rechts klikken op de sjabloon in de lijst zal ook deze optie verschaffen

Een bestaande sjabloon bewerken:

• Bestand → Sjablonen → Bewerken
  • Dubbelklik op het sjabloonbestand

Alternatieve methode:

• Bestand → Sjablonen → Beheren
  • Dubbelklik op Mijn sjablonen
  • Selecteer de sjabloon uit de lijst
  • Selecteer Bewerken onder  Opdrachten 

Als de wijzigingen eenmaal zijn voltooid, sla het document dan op als een normaal document.

Als een sjabloon eenmaal is bewerkt zal, indien u een document opent dat is gebaseerd op die sjabloon, Apache OpenOffice vragen of u de opmaakprofielen wilt bijwerken. Onthoud dat momenteel, indien u "nee" zegt, de koppeling van dat document met dat sjabloon verloren zal gaan. Voor meer informatie, bekijk dit probleemrapport Issue 52783 - change templates for a document-