Difference between revisions of "Pt.openoffice.org/FAQ/Writer/ImprimirMailMerge"

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<li>No mesmo separador pressione o botão ''Configurar'' e de seguida pressione no botão ''Propriedades''</li>
 
<li>No mesmo separador pressione o botão ''Configurar'' e de seguida pressione no botão ''Propriedades''</li>
 
<li>Na janela das propriedades da impressora, seleccione o tamanho do envelope e a orientação</li>
 
<li>Na janela das propriedades da impressora, seleccione o tamanho do envelope e a orientação</li>
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<li>Click OK.</li>
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<li>Clique OK.</li>
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<li>Click OK.</li>
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<li>Clique OK.</li>
 
<li>Pressione o botão ''Novo Doc.'' caso queira apenas o envelope ou ''Inserir'' caso deseje adicionar o envelope ao documento em utilização</li>
 
<li>Pressione o botão ''Novo Doc.'' caso queira apenas o envelope ou ''Inserir'' caso deseje adicionar o envelope ao documento em utilização</li>
 
<li>Na nova janela verifique que tudo está correcto e imprima normalmente</li>
 
<li>Na nova janela verifique que tudo está correcto e imprima normalmente</li>
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# Remover os restantes elementos.
 
# Remover os restantes elementos.
  
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== Como configuro o mail merge? ==
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== Como configuro a impressão em série (também conhecido como mail merge)? ==
  
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Existem três passos: Criar a fonte de dados, Criar o documento, Imprimir.
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Existem três passos:  
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# Criar a fonte de dados
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# Criar o documento
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# Imprimir.
  
 
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<li>First you need to "register" the data source (spreadsheet, address book, other file, or database) that the mail merge will use. To do this, choose File > Wizards > Address Data Source from the menu bar and follow the wizard's pages.</li>
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<li>O primeiro passo é registar a fonte de dados (Folha de Cálculo, livro de endereços, base de dados, ou outro ficheiro) que irá ser usado pela impressão em série. Para isso seleccione ''Ficheiro->Assistentes->Origem de dados de endereços...'' a partir da barra de menus e siga as páginas do assistente.</li>
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<li>Choose File > Wizards > Letter and work through the wizard. It will let you pick the data source you want to use. Then just insert the fields you want. (Another approach is to choose File > New > Text Document, create a new Writer document, select View > Data Sources (or press F4) and drag the fields you want onto the document.)</li>
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<li>Para criar um novo documento seleccione ''Ficheiro->Assistentes>Carta...'' e siga o assistente de criação de carta. Neste assistente poderá escolher a origem dos dados criado no passo anterior. Bastará agora escolher quais os campos que deverão aparecer na carta (Outra forma é criar um novo documento de texto ''Ficheiro->Novo>Documento de texto'', e seleccionar ''Ver->Origem de dados'' (ou pressione a tecla F4) e seleccione os campos que deseja que figurem no novo documento)</li>
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<li>To print, choose File> Print. Pick the range of data source records to use, then click OK and you get the regular print options window. If you're printing on envelopes MAKE SURE your printer is set up for the same size envelope in the paper tray as you're set up to print to.</li>
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<li>Para imprimir, seleccione ''Ficheiro>Imprimir''. A aplicação detecta que possui campos de base de dados no documento e pergunta se pretende imprimir uma carta em série. Pressione ''Sim''. Bastará agora escolher quais os registos que pretende imprimir. Se estiver a imprimir envelopes confirme que a sua impressora está configurada para o mesmo tamanho dos envelopes que seleccionou nas preferências da impressora.</li>
 
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== How do I create labels in OpenOffice.org? ==
 
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Select: File -> New -> Labels. In the dialog
 
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that appears, you will be able to enter the initial text for the label(s) and select the label type (Avery, etc.) desired. Click on "New Document" to open the document using the settings you selected.
 
  
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For a detailed description of the process, and problem-solving tips, see Chapter 11, [http://documentation.openoffice.org/manuals/oooauthors2/0211WG-UsingMailMerge.pdf Using Mail Merge] in the Writer Guide.
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== Como posso criar etiquetas no OpenOffice.org? ==
  
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== How do I hide a blank address line (or a NULL field value) when doing a mail merge? ==
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Seleccione: ''Ficheiro->Novo->Etiquetas''. Na janela que aparece poderá inserir o texto inicial da etiqueta bem como o tipo de etiqueta que deseja. Pressione o botão ''Novo documento'' para abrir o documento usando as configurações escolhidas.
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Mail addresses for letters or envelopes have a different number of lines. There are two separate things you have to do.
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Firstly create the form letter with all the fields that might appear - test that it works and that is shows extra blank lines and spaces where some fields are null.
 
  
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Then you need to do the work required to make the extra spaces/paragraph marks disappear.
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== Como ocultar uma linha em branco (ou campo com o valor NULL) numa impressão em série? ==
  
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Consider a layout like this:
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Endereços para cartas ou para envelopes possuem um número diferente de linhas. Existem duas acções em separado que devem ser executadas.
  
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&lt;First_Name>[space]&lt;Surname>[Return]
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Primeiro crie normalmente uma carta com todos os campos que devem aparecer - teste se a carta é bem criada e se existe uma linha em branco adicional onde os campos estão vazios.
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&lt;House_Name>[Return]
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&lt;House_No>[space]&lt;Number_Modifier>[space]&lt;Street>
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Some houses don't have names, and some addresses are of the form 13 b High Street and some are 121 Acacia Avenue.
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De seguida é necessário fazer desaparecer as linhas e espaços em branco. Para isso considere o seguinte formato:
  
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You do this by running a test on the values.
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&lt;Primeiro_Nome>[espaço]&lt;Apelido>[Enter]
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&lt;Nome_da_casa>[Enter]
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&lt;>Rua>[espaço]&lt;Número>[espaço]&lt;letra>[espaço]&lt;andar>
  
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First ensure that Hidden Fields are shown on screen, otherwise you will get in a terminal head spin. This is the menu option: View->Hidden Paragraphs
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Algumas casas não têm nome e alguns endereços não têm letra (ex: Av. da Liberdade 123 ou Av. Liberdade 123 B).
  
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To make the line disappear, put the cursor between and [Return] and choose the menu option: Insert->Fields->Other (or [CNTL][F2] if your desktop manager doesn't intercept it).
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Vamos então realizar um teste aos valores.
  
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The third tab is Functions - choose that. The option Hidden Paragraph is the one we want.
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Primeiramente é necessário que a opção do menu ''Ver->Parágrafos ocultos'' se encontre seleccionada.
  
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On the right hand side there are three options for invoking a hidden paragraph. We just want the Condition.
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De seguida coloque o cursor entre &lt e [Enter] e seleccione a opção do menu: ''Inserir->Campos->Outros...'' (ou Ctrl + F2].
  
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Enter 'not(House_Name)' - without the quotes. This tests the field, and if it is empty makes the para disappear. You could also use the condition 'House_Name EQ ""' - this format should be used when the database returns a NULL, with '""' replaced by 'NULL'.
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No separador ''Funções'' seleccionamos ''Parágrafo oculto''. Insira no campo ''Condição'' do lado direito da janela "not(Nome_da_casa)" - sem as aspas. Esta função testará o campo e fará desaparecer a linha se estiver vazia.
  
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To make the extra space after disappear, select the space. Chose Insert->Fields->Other and the Functions Tab. This time you select 'Hidden Text' on the left and use a similar conditional.
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Para fazer os espaços desaparecerem executa-se o mesmo passo mas onde se seleccionou ''Parágrafo oculto'', selecciona-se agora ''Texto oculto'' e utiliza-se a mesma função.

Revision as of 01:06, 2 October 2007

Porque é que o meu documento fica marcado como alterado depois de o imprimir?

Esta situação deve-se ao facto de alguma informação relativa à impressora é guardada no documento. É possível desactivar esta opção no menu Ferramentas->Opções->OpenOffice.org->Geral. Desactive a opção A impressão define o estado 'documento modificado'


Como posso imprimir um envelope no OpenOffice.org?

Para imprimir um envelope siga os seguintes passos::

  1. Menu Inserir->Envelope
  2. No separador Envelope preencha os dados relativos ao destinatário e remetente.
  3. No separador Formato insira o tamanho do envelopes (e dos campos de remetente e destinatário)
  4. No separador Impressora indique a orientação do envelope
  5. No mesmo separador pressione o botão Configurar e de seguida pressione no botão Propriedades
  6. Na janela das propriedades da impressora, seleccione o tamanho do envelope e a orientação
  7. Clique OK.
  8. Clique OK.
  9. Pressione o botão Novo Doc. caso queira apenas o envelope ou Inserir caso deseje adicionar o envelope ao documento em utilização
  10. Na nova janela verifique que tudo está correcto e imprima normalmente

Como posso remover um envelope do meu documento?

Remover um envelope de um documento pode ser uma tarefa árdua e está a ser desenvolvido um esforço para facilitar esta tarefa no futuro. Aqui fica os passos para remover o envelope manualmente:

  1. Posicione o o cursor no início do envelope
  2. Caso a janela de Estilos e formatação não se encontrar activo pressione a tecla F11
  3. Seleccione o ícone de Estilo de página (quarto ícone a contar da esquerda)
  4. Duplo clique na opção Predefinição.
  5. Remover os restantes elementos.

Como configuro a impressão em série (também conhecido como mail merge)?

Existem três passos:

  1. Criar a fonte de dados
  2. Criar o documento
  3. Imprimir.
  1. O primeiro passo é registar a fonte de dados (Folha de Cálculo, livro de endereços, base de dados, ou outro ficheiro) que irá ser usado pela impressão em série. Para isso seleccione Ficheiro->Assistentes->Origem de dados de endereços... a partir da barra de menus e siga as páginas do assistente.
  2. Para criar um novo documento seleccione Ficheiro->Assistentes>Carta... e siga o assistente de criação de carta. Neste assistente poderá escolher a origem dos dados criado no passo anterior. Bastará agora escolher quais os campos que deverão aparecer na carta (Outra forma é criar um novo documento de texto Ficheiro->Novo>Documento de texto, e seleccionar Ver->Origem de dados (ou pressione a tecla F4) e seleccione os campos que deseja que figurem no novo documento)
  3. Para imprimir, seleccione Ficheiro>Imprimir. A aplicação detecta que possui campos de base de dados no documento e pergunta se pretende imprimir uma carta em série. Pressione Sim. Bastará agora escolher quais os registos que pretende imprimir. Se estiver a imprimir envelopes confirme que a sua impressora está configurada para o mesmo tamanho dos envelopes que seleccionou nas preferências da impressora.


Como posso criar etiquetas no OpenOffice.org?

Seleccione: Ficheiro->Novo->Etiquetas. Na janela que aparece poderá inserir o texto inicial da etiqueta bem como o tipo de etiqueta que deseja. Pressione o botão Novo documento para abrir o documento usando as configurações escolhidas.


Como ocultar uma linha em branco (ou campo com o valor NULL) numa impressão em série?

Endereços para cartas ou para envelopes possuem um número diferente de linhas. Existem duas acções em separado que devem ser executadas.

Primeiro crie normalmente uma carta com todos os campos que devem aparecer - teste se a carta é bem criada e se existe uma linha em branco adicional onde os campos estão vazios.

De seguida é necessário fazer desaparecer as linhas e espaços em branco. Para isso considere o seguinte formato:

<Primeiro_Nome>[espaço]<Apelido>[Enter] <Nome_da_casa>[Enter] <>Rua>[espaço]<Número>[espaço]<letra>[espaço]<andar>

Algumas casas não têm nome e alguns endereços não têm letra (ex: Av. da Liberdade 123 ou Av. Liberdade 123 B).

Vamos então realizar um teste aos valores.

Primeiramente é necessário que a opção do menu Ver->Parágrafos ocultos se encontre seleccionada.

De seguida coloque o cursor entre &lt e [Enter] e seleccione a opção do menu: Inserir->Campos->Outros... (ou Ctrl + F2].

No separador Funções seleccionamos Parágrafo oculto. Insira no campo Condição do lado direito da janela "not(Nome_da_casa)" - sem as aspas. Esta função testará o campo e fará desaparecer a linha se estiver vazia.

Para fazer os espaços desaparecerem executa-se o mesmo passo mas onde se seleccionou Parágrafo oculto, selecciona-se agora Texto oculto e utiliza-se a mesma função.

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