Difference between revisions of "Pt.openoffice.org/FAQ/Calc"

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=== A large Calc spreadsheet was converted from another application. Some of my rows are missing! What happened?===
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=== Uma folha de cálculo grande foi convertida a partir de outra aplicação e agora faltam algumas linhas! O que aconteceu?===
  
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OpenOffice.org spreadsheets supports a maximum of 65,536 rows (32,000 in releases 1.1.x).
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O OpenOffice.org suporta um máximo de 65,536 linhas (32,000 na versão 1.1.x). Folhas de cálculo convertidas a partir de outras aplicações que suportem mais que 65,536 linhas poderão sofrer estas perdas.
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Spreadsheets converted from other applications that contain more than 65,536 rows will be truncated.
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'''Notes:'''
 
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* Split large spreadsheets from other applications into smaller worksheets, so that each has fewer than 65,536 rows prior to converting them. A range containing fewer than 65,536 rows will convert correctly in OpenOffice.org 2.x
 
  
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'''Notas:'''
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* Dividir folhas de cálculo de outras aplicações em para que possuam no máximo 65.536 linhas.
  
  
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== Seleccionar, Copiar e Colar==
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=== Como posso seleccionar duas células que não adjacentes?===
  
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<!-- MARK -->
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# Mantenha a tecla 'Ctrl' pressionada enquanto efectua a selcção com o rato
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==Selecting, Copying, and Pasting==
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===I want to select two cells that are not adjacent, but holding down the CTRL key does not seem to work. How can I perform this action?===
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== Guardar e Exportar ficheiros==
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{{WW11x}}
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=== Como posso exportar a minha folha de cálculo para um formato ASCII?===
  
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In OpenOffice.org 1.1.x, if you click in a cell, it is not selected, but focused.  
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# Seleccione ''Ficheiro->Guardar como...'' a partir do menu
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To select a cell, you need to
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# Na janela '''Guardar como''', seleccione no campo ''Tipo de ficheiro'' a opção ''Texto CSV (.csv; .txt)''.<br>Pressione '''T''' várias vezes para saltar rapidamente para esta opção.
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# Active a opção ''Editar configurações do filtro''.
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# Pressione ''Guardar''.
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# Na nova janela seleccione o delimitador de campo e texto que pretende e pressione ''OK''.
  
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# Click on a cell to focus it
 
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# Hold down the '''SHIFT''' key and then click on the cell again to select it
 
  
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After having done so, you'll be able to select multiple non-adjacent cells, by holding down the '''CTRL''' key as you select new cells.
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==Imprimir==
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=== Porque é que o Calc imprime todas as folhas do ficheiro?===
  
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por omissão, o Calc está configurado para essa situação mas é possível alterar essa definição para que apenas a folha activa seja impressa:
  
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# Seleccione ''Ficheiro->Imprimir'' a partir do menu
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# Pressione o botão ''Opções''
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# Active a opção ''Imprimir apenas folhas seleccionadas''
  
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{{WW2x}}
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Para que estas definições sejam permanentes
  
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In all 2.x versions, you can use the '''CTRL''' key to mark cells that are not adjacent.
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# Seleccione ''Ferramentas->Opções''
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# Do lado direito da nova janela seleccione ''OpenOffice.org Calc->Imprimir'' e active a opção ''Imprimir apenas folhas seleccionadas''
  
  
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=== Como posso imprimir algumas, mas não todas, as células da minha folha?===
  
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# Seleccione as células que pretende imprimir
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# Seleccione ''Formatar->Intervalos de impressão->Definir'' a partir do menu
  
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<!-- MARK -->
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'''Notas:'''
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==Saving and Exporting Files==
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* É possível ter intervalos de impressão diferentes em cada folha
  
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===How do I output my spreadsheet data as an ASCII, delimited text file?===
 
  
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# Select: '''File - Save As...''' from the main menu
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=== Como posso definir a impressão na vertical para a folha1 e na horizontal para a folha2?===
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# In the '''Save as''' dialog that appears, select File type '''Text CSV (.csv; .txt)''' from the list of spreadsheet file types.<br>Press '''T''' several times in the list to quickly jump to that entry.
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# Click to enable the box next to '''Edit filter settings'''.
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# Click '''Save'''.
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# In the '''Export of text files''' dialog box that pops up, enter the field and text delimiters of your choice.<br>The '''Text delimiter''' is the character that will surround any text entries in your spreadsheet, to keep each phrase together as an entity, when the file is exported into ASCII format.
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É possível atribuir diferentes estilos para cada folha. Para imprimir com diferentes orientações de texto é necessário criar uma nova página de estilos com o formato desejado para cada folha.
  
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# Seleccione ''Formatar->Estilos e formatação'' ou pressione a tecla ''F11''
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# Seleccione ícone ''Página de Estilos'' (segundo ícone a contar da esquerda)
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# Clique com o botão direito do rato na página de estilos e seleccione '''Novo...'''
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# Atribua um nome à página de estilos como por exemplo, ''Estilo Horizontal''
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# No separador ''Página'' altere o campo ''Orientação'' para ''Horizontal''
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# Pressione ''OK''
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# Seleccione a folha que pretende que seja impressa na horizontal
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# Faça duplo clique sobre o estilo criado nos passos anteriores (neste caso ''Estilo Horizontal'') para que a folha adquira esse estilo.
  
  
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<!-- MARK -->
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=== Como posso seleccionar uma ou mais linhas para que sejam impressas em todas as folahs?===
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==Printing==
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===Why does Calc print out all the sheets in the file?===
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# Seleccione ''Formatar->Intervalos de impressão->Editar'' a partir do menu
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# Posicione o cursor no campo ''Linhas a repetir''
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#* Insira as linhas a repetir (exemplo: $4 para a linha 4, $4:$6 para repetir as linhas de 4 a 6), ou
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#* Clique no botão ao lado do campo de entrada do intervalo e de seguida seleccione uma célula da linha desejada.<br>Poedrá escolher múltiplas células arrastanto o rato.
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# Pressione ''OK''.
  
  
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By default, Calc is configured to do just that. But the setting can be changed so that only the current sheet is printed too:
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=== Como posso imprimir as minhas folhas?===
  
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# Select '''File - Print''' from the main menu
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Em geral, para imprimir folhas de cálculo deverá seleccionar primeiro ''Ficheiro->Pré-visualizar página'' e, partir daqui, configurar as definições de impressão para obter o efreito desejado. Os próximos procedimentos explicam as opções principais para imprimir folhas de cálculo.
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# Click '''Options'''
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# Check the box '''Print only selected sheets for Document'''
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To make the change permanent for all occurrences of OpenOffice.org Calc:
 
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# Select '''Tools - Options''' from the main menu
 
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# Select '''OpenOffice.org Calc - Print''' and check the box '''Print only selected sheets for Document'''<br>In OpenOffice.org 1.1.x, the entry is called '''Spreadsheets''' instead of OpenOffice.org Calc.
 
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===How can I print some, but not all, of the cells on a sheet?===
 
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# Select the cell(s) you want to print
 
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# Select '''Format - Print Ranges - Define''' from the main menu
 
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This sets the print range for that sheet to the set of selected cells.
 
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'''Notes:'''
 
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* You can have different print ranges on each sheet.
 
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===How do I get Sheet1 to print as portrait and Sheet2 to print as landscape?===
 
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You can assign a different page style to each sheet. To print out different page orientations,
 
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you first create a new page style with the desired format options and then apply it to the
 
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corresponding sheet(s).
 
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# Select '''Format - Styles and Formatting''' (in OpenOffice.org 1.1.x: Format - Stylist) or press '''F11'''
 
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# Click the '''Page Styles''' icon (2nd from the left) in the Styles and Formatting window (in OpenOffice.org 1.1.x: Stylist)
 
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# Right-click in the page style list and select '''New...'''
 
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# In the '''Page Style''' window, give the new page style a descriptive name, such as '''Landscape Page'''
 
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# Click on the '''Page''' tab and change the '''Orientation''' to '''Landscape'''
 
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# Click '''OK''' to close the window
 
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# Select the sheet that you want to print in landscape orientation
 
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# Double-click the newly created page style (e.g. '''Landscape Page''') to assign that style to the sheet.
 
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===How I do select a row (or rows) in my spreadsheet to repeat on every page when printed?===
 
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# Select '''Format - Print Ranges - Edit''' from the main menu
 
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# Place the cursor in the input field on the '''Rows to repeat''' line
 
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#* Enter the row number manually (e.g. $4 for row 4, $4:$6 for rows 4 to 6), or
 
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#* Click on the icon to the right of the input field, then select a cell on the desired row from the spreadsheet.<br>Multiple rows can be specified dragging your mouse across a range of cells.
 
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# Click '''OK'''.
 
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'''Notes:'''
 
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* The row(s) specified here will be repeated on each print.
 
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* You will not see a visual change in the spreadsheet, only in the printed copies.
 
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* Use '''File - Page Preview''' to preview pages before printing.
 
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* You an only select multiple rows id they are consecutive.
 
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===How do I print my spreadsheets?===
 
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<this should really rather be in a Howto>
 
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In general, the best way to print large spreadsheets
 
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is to first preview the print output, then adjust the print settings to
 
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arrive at the desired effect. The following mini-procedures explain the
 
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main options for printing spreadsheets.
 
  
 
====Previewing the print area====
 
====Previewing the print area====

Revision as of 15:15, 2 October 2007

Contents

Formatação

Como insiro caracteres superiores à linha (superscript) ou inferiores à linha (subscript)?

Usando os menus

  1. Seleccionar os caracteres que pretende que fiquem superiores ou inferiores à linha:
    • Clique na célula que contém o texto.
    • Na barra de fórmulas seleccione os caracteres a serem alterados.
  2. Seleccione Formatar->Caracter a partir do menu
  3. Seleccione o separador Posição
  4. Clique em Superior à linha ou Abaixo.


Usando o teclado

  1. Seleccionar os caracteres que pretende que fiquem superiores ou inferiores à linha:
    • Clique na célula que contém o texto.
    • Na barra de fórmulas seleccione os caracteres a serem alterados.
  2. Para texto superior à linha pressione CTRL+SHIFT+P
    Para texto abaixo da linha pressione CTRL+SHIFT+B


Notas:

  • A altura da célula pode necessitar de ajustamento para acomodar o novo caracter.
  • Estes comando também funcionam para no Writer.


Como posso usar o ponto (.) em vez da vírgula (,) para nos números decimais?

Algumas linguagens como o Francês, Italiano, Alemão ou Português utilizam a vírgula como separador das casas decimais. Se pretende usar o ponto (.) como separador tem que trocar a linguagem nessas células para a linguagem Inglesa:

  1. Seleccione as células correspondentes (pressione CTRL+A para seleccionar todas as células da folha)
  2. Seleccione Formatar->Células a partir do menu
  3. Seleccione o separador Números' e escolha uma das variantes da língua inglesa no campo Idioma

Notas:

  • Se usar o ponto (.) numa linguagem que utilize vírgulas como separador decimal, o Calc irá reconhecer esse número como texto.
  • O separador decimal altera-se de acordo com a linguagem de forma automática

Como posso criar as minhas listas de ordenação?

Por vezes é necessário usar listas de ordenação para controlar a ordem com que os nossos dados devem ser mostrados, especialmente se se os nossos dados são listados de uma forma mais eficiente que não a alfabética ou numérica.

As listas de ordenação podem ser usadas para preencher dados nas células baseadas no valor da primeira célula. O exemplo mais comum é os dias da semana e os meses:

Exemplo:

  1. Insira "Jan" numa célula.
  2. Seleccione esta célula e arraste o rato a partir do canto inferior direito no sentido da linha ou da coluna.
  3. Os restantes meses do ano serão preenchidos automaticamente

Para criar as nossas próprias lisas de ordenação:

  1. Seleccione Ferramentas->Opções a partir do menu.
  2. Expanda a linha OpenOffice.org Calc e seleccione Listas de ordenação
  3. Clique em Novo no lado direito da janela
  4. Adicione a sua lista de palavras no campo Entradas Separando os valores com uma vírgula ou quebra de linha. Não utilize espaços.
  5. Pressione o botão Adicionar após a sua lista estar completa.


Como posso adicionar texto de uma célula a outra célula?

Use a função CONCATENAR para adicionar expressões ou caracteres ao conteúdo de uma célula:

  1. Seleccione um célula vazia
  2. Entre =CONCATENAR("prefixo ";A1;" sufixo") como conteúdo dessa célula vazia
    "prefixo" como sendo o texto a adicionar no início da célula
    A1 como sendo a célula original
    " sufixo" como sendo o texto a adicionar ao fim da célula

Exemplo:

  • Célula original "A1" com o conteúdo "ficheiro"
  • Numa célula vazia insira =CONCATENAR("meu_";A1;".ods")
  • O conteúdo da nova célula será "meu_ficheiro.ods"


Como é que as notas das células são visualizadas?

Para criar uma nota numa célula

  • Seleccione Inserir->Nota a partir do menu

Para mostrar um nota de forma permanente

  1. Botão direito do rato na célula que contém a nota
  2. Seleccionar Mostrar nota


Porque é que não consigo visualizar as notas?

  1. Seleccione Ferramentas->opções a partir do menu de
  2. Seleccione OpenOffice.org - Geral
  3. Confirme a opção Sugestões está activa


Eu tenho uma formatação de números personalizada mas parece que o Calc se esquece

Para que o Calc se lembre dos formatos de números preferidos é necessário adicioná-los a um modelo:

  1. Crie uma nova folha de cálculo ou edite um modelo já existente (Ficheiro->Modelos->Editar a partir do menu
  2. Adicione os formatos de número
  3. Seleccione Ficheiro->Modelos->Guardar a partir do menu
  4. Insira um nome para o modelo e seleccione uma categoria (ex: Os meus modelos)
  5. Pressione o botão OK para guardar o modelo

Para que fique sempre disponível ao criar uma nova folha de cálculo é necessário tornar este modelo como sendo o modelo predefenido:

  1. Seleccione Ficheiro->Modelos->Organizar a partir do menu
  2. Seleccione o modelo a partir da lista
  3. Com o botão direito do rato sobre o modelo seleccione Definir como modelo padrão
  4. Pressione o botão Fechar


Como posso utilizar a formatação condicional?

A formatação de cada célula pode ser baseada em condições definidas. Esta função pode ser acedida através dos menus:

  • Seleccione Formatar->Formatação condicional...

Na janela que aparece, insira as condições que determinam a formatação e seleccione também as formatações que deverão ser efectuadas para cada condição

Ver também:


Como ajustar o texto de uma célula automaticamente?

  1. Seleccione as células ou o grupo de células que pretende ajustar.
  2. Com o botão direito do rato sobre a selecção seleccione Formatar células..., ou Formatar->Células a partir do menu
  3. Seleccione o separador Alinhamento.
  4. Active a opção Translinear automaticamente
  5. Pressione OK.


Como posso desactivar a capitalização das letras no início das células?

  1. Seleccione Ferramentas->Correcção automática a partir do menu
  2. Seleccione o separador Opções
  3. Desactive as opções necessárias (neste caso iniciar todas as frases com maiúscula)


Como expandir o meu título por várias colunas na minha folha?

  1. Seleccione as colunas onde deverá surgir o título, seleccionando a primeira célula e arrastar até perfazer a selecção desejada.
  2. Seleccione Formatar->Unir células


Como posso rodar o conteúdo de uma célula?

  1. Seleccione a célula cujo conteúdo pretende rodar.
  2. Seleccione Formatar->Células a partir do menu
  3. Seleccione o separador Alinhamento
  4. Na secção Orientação insira o ângulo de rotação desejado.
  5. Pressione o botão OK para ver o efeito.


Existe maneira de adicionar horas maiores que 24 hrs?

Sim. Seleccione um formato de hora com os símbolos da hora entre parênteses rectos, como [HH]:MM.

  1. Seleccione a célula onde deseja aplicar o formato
  2. Seleccione Formatar->Células a partir do menu
  3. Seleccione o separador Números
  4. Seleccione Hora
  5. Seleccione um dos formatos > 24, por exemplo [HH]:MM:SS
    Também poderá inserir o seu próprio formato no campo Formatar Código
  6. Pressione OK.


Algumas das linhas ou colunas da minha folha estão ocultas. Como posso visualizar todas as linhas e colunas?

  1. Seleccione Editar-> Seleccionar tudo a partir do menu ou pressione CTRL+A
  2. Para mostrar todas as linhas seleccione Formatar->Linhas->Mostrar a partir do menu
    Para mostrar todas as colunas seleccione Formatar->Colunas->Mostrar' a partir do menu


Como posso formatar uma célula para que apareça automaticamente o número da linha?

  1. Insira a fórmula =lin() na célula desejada
  2. Arraste para baixo a partir do canto inferior da célula onde inseriu a fórmula até à última célula onde deseja que apareça o número da linha

Nota:

  • Se inserir uma nova linha terá de copiar a fórmula para célula onde inseriu a linha


Como criar contornos à volta das minhas células?

  1. Seleccione as células para as quais pretende aplicar contornos.
  2. Seleccione Formatar->Células a partir do menu
  3. Seleccione o separador Contornos
  4. Na secção Disposição de linhas por baixo de Predefenição, clique no ícone que melhor mostra o estilo de linha que pretende utilizar ou, se desejar,
    Por baixo de Definido pelo utilizador seleccione os contornos que pretende aplicar.

Como posso alterar a espessura e cor da linha?

  1. Seleccione as células para as quais pretende aplicar contornos.
  2. Seleccione Formatar->Células a partir do menu
  3. Seleccione o separador Contornos
  4. Na secção Linha por baixo de Estilo seleccione a espessura desejada para a linha
  • Na secção Cor seleccione a cor desejada


Como posso inserir paginação no formato 'Página 1 de N' em cada página da minha folha de cálculo?

A paginação pode ser inserida no cabeçalho ou rodapé de uma folha. A paginação apenas será visível no modo de pré-visualização e na impressão.

Para inserir paginação:

  1. Seleccione Editar->Cabeçalhos e Rodapés... a partir do menu
  2. Dependendo onde pretenda que apareça a paginação seleccione o separador Cabeçalho ou Rodapé
  3. Clique na área onde irá aparecer o número da página (Esquerda, Centro ou Direita) por forma a que ocursor fique dentro da caixa.
  4. Insira "Página "
  5. Na secção Personalizar Cabeçalho pressione o botão cujo ícone tem o símbolo '#'
  6. Insira o texto " de "
  7. Na secção Personalizar Cabeçalho pressione o botão cujo ícone tem o símbolo '##'
  8. Pressione OK


Abrir e importar ficheiros, Interoperabilidade com Microsoft

É possível abrir um ficheiro no Excel se estiver protegido com palavra-passe no Writer?

A partir da versão 2.x do OpenOffice.org já é possível


Como posso importar dados externos para o Calc?

É possível importar dados de ficheiros externos para a folha de cálculo da seguinte forma.

  • Seleccione Inserir->Folha de ficheiro e seleccione o ficheiro que contém a folha que pretende importar
  • Se seleccionou um ficheiro de texto surgirá um assistente de importação do ficheiro


Como posso abrir um ficheiro de texto separado por vírgulas (,)? E se o caracter de separação dos dados for outro que não a vírgula?

Em primeiro lugar, o ficheiro de texto terá de possuir a extensão .txt. Em caso negativo renomeie o ficheiro.

  1. Seleccione Ficheiro->Abrir' a partir do menu e seleccione o ficheiro a abrir.
  2. Seleccione o tipo de ficheiro: Texto CSV (.csv; .txt)
    Nota: Esta opção encontra-se perto do fim da lista.
  3. Pressione Abrir.
  4. Na nova janela que aparece seleccione a opção Vírgula na secção Opções do separador
    Estes são os caracteres ou métodos utilizados para separar os valores de cada campo. Esses mesmos métodos têm de ser especificados para importar os dados para a nossa folha de cálculo. Após seleccionar o separador poderá pré-visualizar os dados na secção Campos da mesma janela. Caso os valores aparecem nas colunas correctas então o separador foi configurado correctamente. Caso contrário poderá seleccionar outro separador.
  1. Para efectuar a importação pressione OK.

Dicas:

  • Os caracteres usados como separadores serão visíveis caso abra o documento de texto original no Writer e seleccionar a opção Ver->Caracteres não imprimíveis


A fórmula do microsoft Excel não funciona no Calc

Esta situação pode ser provocada por várias razões sendo que a mais comum o uso do caracter ';' para separar argumentos no OpenOffice.org Calc enquanto que no Excel é usado o caracter ','.


Porque é que o Calc se recusa a abrir o meu ficheiro .txt?

Um ficheiro de texto deve ser importado para o Excel utilizando o formato .csv. Não é possível abrir o ficheiro através de duplo clique no ficheiroa não ser que possua a extensão .csv, uma vez que um documento de texto será aberto automaticamente pelo Writer.

Para abrir um .txt com o Calc:

  • Renomeie o ficheiro de texto para que fique com a extensão .csv ou seleccione Ficheiro->Abrir a partir do menu e seleccione Texto CSV no campo Ficheiros do tipo.


Uma folha de cálculo grande foi convertida a partir de outra aplicação e agora faltam algumas linhas! O que aconteceu?

O OpenOffice.org suporta um máximo de 65,536 linhas (32,000 na versão 1.1.x). Folhas de cálculo convertidas a partir de outras aplicações que suportem mais que 65,536 linhas poderão sofrer estas perdas.


Notas:

  • Dividir folhas de cálculo de outras aplicações em para que possuam no máximo 65.536 linhas.


Seleccionar, Copiar e Colar

Como posso seleccionar duas células que não adjacentes?

  1. Mantenha a tecla 'Ctrl' pressionada enquanto efectua a selcção com o rato

Guardar e Exportar ficheiros

Como posso exportar a minha folha de cálculo para um formato ASCII?

  1. Seleccione Ficheiro->Guardar como... a partir do menu
  2. Na janela Guardar como, seleccione no campo Tipo de ficheiro a opção Texto CSV (.csv; .txt).
    Pressione T várias vezes para saltar rapidamente para esta opção.
  3. Active a opção Editar configurações do filtro.
  4. Pressione Guardar.
  5. Na nova janela seleccione o delimitador de campo e texto que pretende e pressione OK.


Imprimir

Porque é que o Calc imprime todas as folhas do ficheiro?

por omissão, o Calc está configurado para essa situação mas é possível alterar essa definição para que apenas a folha activa seja impressa:

  1. Seleccione Ficheiro->Imprimir a partir do menu
  2. Pressione o botão Opções
  3. Active a opção Imprimir apenas folhas seleccionadas

Para que estas definições sejam permanentes

  1. Seleccione Ferramentas->Opções
  2. Do lado direito da nova janela seleccione OpenOffice.org Calc->Imprimir e active a opção Imprimir apenas folhas seleccionadas


Como posso imprimir algumas, mas não todas, as células da minha folha?

  1. Seleccione as células que pretende imprimir
  2. Seleccione Formatar->Intervalos de impressão->Definir a partir do menu

Notas:

  • É possível ter intervalos de impressão diferentes em cada folha


Como posso definir a impressão na vertical para a folha1 e na horizontal para a folha2?

É possível atribuir diferentes estilos para cada folha. Para imprimir com diferentes orientações de texto é necessário criar uma nova página de estilos com o formato desejado para cada folha.

  1. Seleccione Formatar->Estilos e formatação ou pressione a tecla F11
  2. Seleccione ícone Página de Estilos (segundo ícone a contar da esquerda)
  3. Clique com o botão direito do rato na página de estilos e seleccione Novo...
  4. Atribua um nome à página de estilos como por exemplo, Estilo Horizontal
  5. No separador Página altere o campo Orientação para Horizontal
  6. Pressione OK
  7. Seleccione a folha que pretende que seja impressa na horizontal
  8. Faça duplo clique sobre o estilo criado nos passos anteriores (neste caso Estilo Horizontal) para que a folha adquira esse estilo.


Como posso seleccionar uma ou mais linhas para que sejam impressas em todas as folahs?

  1. Seleccione Formatar->Intervalos de impressão->Editar a partir do menu
  2. Posicione o cursor no campo Linhas a repetir
    • Insira as linhas a repetir (exemplo: $4 para a linha 4, $4:$6 para repetir as linhas de 4 a 6), ou
    • Clique no botão ao lado do campo de entrada do intervalo e de seguida seleccione uma célula da linha desejada.
      Poedrá escolher múltiplas células arrastanto o rato.
  3. Pressione OK.


Como posso imprimir as minhas folhas?

Em geral, para imprimir folhas de cálculo deverá seleccionar primeiro Ficheiro->Pré-visualizar página e, partir daqui, configurar as definições de impressão para obter o efreito desejado. Os próximos procedimentos explicam as opções principais para imprimir folhas de cálculo.


Previewing the print area

  1. Select File - Page Preview from the main menu
  2. Use the navigation buttons on the tool bar to view the print. If the spreadsheet is too large for one page, some columns may appear on additional pages.
  3. Click the Close Preview to the right of the navigation buttons on the toolbar to close the preview
  4. Make adjustments to the print settings, then preview again. Repeat until the print displays in the desired format.

Notes:

  • This command will allow you to see the current page number assignments for the data that you want to print. This is especially useful when only a portion of the spreadsheet is to be printed, or when several print ranges are associated with one Calc file.

Formatting the page

  1. Select Format - Page... from the main menu
  2. Select the Page tab in the dialog that appears
  3. Set the paper size
  4. Specify the page orientation by click on the checkbox next to Portrait or Landscape
  5. Adjust the margins, if needed.
  6. Set the table alignment to align the table to the page.
  7. Click OK, or click other tabs in this box to acess more formatting options.


Adjusting the page breaks

  1. Select View - Page Break Preview from the main menu
  2. Place the cursor exactly on top of one of the (blue) page edge lines, then drag each edge to adjust the page boundaries as desired.
  3. To toggle this view off, select View - Page Break Preview again

Notes:

  • If everything appears gray, this means that no print ranges are defined. If a print range is defined, the printing area will show up with a white background with a blue outline at the page boundary. A gray 'Page N', where 'N' is the page sequence number for the sheet, will appear in the middle of the print area. If no range is defined for printing, follow the instructions below.

Setting the area to be printed

  1. Go to the desired sheet.
  2. Click and drag to select (highlight) the area of the sheet to be printed.
  3. Select Format - Print Ranges - Add from the main menu
  4. Repeat the above steps for each sheet of the file to be printed.

Adjusting the printout to fit onto one a specific number of pages

2.x

  1. Select Format - Page... from the main menu
  2. Select the Sheet tab in the dialog that appears
  3. Select the Scaling Mode and a scale
  4. Click OK
  5. Use Page Preview (instructions above) to see a preview of what will print. Re-adjust if necessary.


Editing the print range

  1. Select Format - Print Ranges - Edit from the main menu
  2. In the print dialog that appears, look at the Print range setting.
  3. Adjust the cell definition in the range of cells, or select None to clear the print range.
  4. Click OK.


Printing a spreadsheet in the center of the page

  1. Select Format - Page... from the main menu
  2. Select the Page tab
  3. In the Table alignment section, select (or deselect as desired) the boxes next to Horizontal and Vertical. A visual of the table alignment settings will show in the small graphic on the same page as these parameters.


See Also




Charts

How do I extend the range of data shown in my chart after I add new data to my spreadsheet?

  • Select a new range and drag the selection onto the chart, or
  • Select the chart, right-click, and then choose Modify Data Range.


How do I create a chart in a spreadsheet that is automatically updated when the data is changed?

When you create a chart based on data that is present in the same spreadsheet, the chart will automatically be updated whenever the data in the spreadsheet changes.


How do I compute or plot trend lines?

First, You need a column on your spreadsheet to hold average values. Averages can be made by using one of these formulas:
=SUM(<cell range>/<number of cells>)
=AVERAGE(<cell range>)

Now, on to graphing:

You can do trendlines in Calc, but you can't show the equation of the line. To do that you need to do a linear array function.

Trendline: You have to have an xy chart to make a trendline (change the chart type). When you have a chart, select the data points, and then right click and select 'Object properties'. In the statistics tab, select the regression picture (none, linear, etc.) that you want.

For Version 1, OOCalc only really does linear.


Error Handling and Troubleshooting

Why does deleting filtered rows remove other rows too?

When using Calc filters, selections that span a range of cells include filtered and hidden rows. Deleting a range of rows with a filter enabled will delete all rows in that range, whether they are visible or hidden, not just the visible rows.

To select multiple rows individually, select the first row, then use CTRL+Click to select each additional row.


O que significam os códigos de erros (Err:NNN) no OpenOffice.org calc?

veja aqui para uma lista dos códigos de erros

Nota:

  • Um conjunto de '###' numa célula não é um erro mas uma indicação de que a largura de uma coluna é demasiado pequena tendo em conta o seu conteúdo.


Why do I see the formula text and not the result of the formula?

  • Make sure that all formulas will start with the equal sign (=)

If your formula starts with the = character, check that the options are set to not view the formula:

  1. Select Tools - Options from the main menu
  2. Select OpenOffice.org Calc - View (in OpenOffice.org 1.1.x: Spreadsheet - View)
  3. Make sure that the Formulas Option under Display is not checked


How to get proper Calc Help files for OpenOffic.org 2.0.1 for Windows?

2.x

Update to the latest release. The problem is fixed.


O que significa uma célula preenchida com '###'. Como posso visualizar os meus dados?

Esta situação poderá ocorrer quando o conteúdo de uma célula é demasiado grande para ser vizualizado.

  • Aumente o tamanho da coluna até que o conteúdo da célula seja bem visualizado


Miscellaneous

Qual o número máximo de linhas e células numa folha de cálculo?

As limitações presentes do OpenOffice.org 2.x são:

  • Número máximo de linhas: 65,536
  • Número máximo de colunas: 256
  • Número máximo de células por folha: 16,777,216
  • Número máximo de folhas: 256
  • Número máximo de células por documento: 4,294,967,296

Notas:

  • Ao utilizar referências externas a documentos ou quando se utilizam cenários, são criadas folhas ocultas que reduzem o número de folhas disponíveis por ficheiro e consequentemente o número de células disponíveis


Como posso iniciar o OpenOffice.org Calc em vez do Writer?

Passe -calc como argumento na consola quando executar o OpenOffice.org


How can I see the row and column captions as I scroll through a sheet that is larger than my display?

There are two ways to obtain this result:

Mode 1 (with a single row or column caption): Freeze the caption.

  1. Click on the cell just below and to the right of the row and column that will contain your caption.
  2. Select Window - Freeze from the main menu.

If you have either row captions or column labels, you can create a cross freezing by clicking on the uppermost left side cell that does not contain a caption. For example, in a sheet with single row and column captions, choose the B2 cell. The position of all cells above and to the left of the cell where the Freeze was activated will be frozen.

Mode 2 (with multiple row or column captions): Split the sheet.

  1. Click on the cell just below and to the right of the row and column that you want to contain your caption.
  2. Select Window - Split from the main menu.

The sheet window will be split. The result is different from Mode 1 because you can scroll all sections of the split window, showing the caption according to your needs.

There is another (almost hidden) way to split a sheet window:

At the top of the right scroll bar and at the right of the bottom one, you can see little black lines. When the mouse is over one of these zones, the mouse pointer changes into a dragging icon.

  1. When this icon shows, click and hold down the left mouse button to display a border line in the grid of cells.
  2. With the mouse, drag the line on the grid to the row or column that will contain your caption.
  3. Release the mouse button. The sheet will be split at this border.



How do I protect cells in my spreadsheet?

Cell protection is active for all cells by default. If only certain cells are to be protected, this setting must be turned off.

To exclude cells from the protection:

  1. Select the cells to be excluded from protection
    Hold down the Ctrl key while clicking on non-adjacent cells to highlight the ones that are to be protected.
    If you only want to protect a small number of cells, it may be easier to clear the protection for all cells and the re-activate protection for the appropriate cells. For this, select the entire spreadsheet: press CTRL+A or click on the little gray box above row 1 and to the left of column A.
  2. Select Format - Cells from the main menu
  3. Click on the Cell Protection tab
  4. Clear the check mark for the Protected option
  5. Click OK


Initially however, the protection is not activated. To activate the protection:

  • Select Tools - Protect Document - Sheet to protect the current sheet only
  • Select Tools - Protect Document - Document to protect all sheets in the current document


How can I use cells from different Calc files?

  1. Open the source file
  2. Select the cells and press CTRL+C to copy them to the clipboard
  3. Open the target file
  4. Select a target cell and select Edit - Paste Special from the main menu
  5. Check the Link box in the Options section

The inserted data are now linked to the original document. Whenever the data changes in the source document this will be reflected in the target document.



How I change the order of sheets in my spreadsheet?

You can move a sheet to a different position, click and hold the sheet tab at the bottom of the screen with the mouse and drag it to its new position.

You can also move sheets (even across different documents) using the menu:

  1. Right-click the sheet you want to move and select Move/Copy Sheet... from the pop-up menu, or
    select Edit - Sheet - Move/Copy from the main menu
  2. Specify the new position of the sheet in the dialog.
    You can even move the sheet to a different document that is opened in Calc
  3. Click OK

Note:

  • If you check the Copy option in the dialog, the sheet will copied, not moved.



How can I rename a sheet?

  • Right-click the sheet you wish to rename and select Rename Sheet from the popop menu, or
  • Select Format - Sheet - Rename from the main menu

Note:

  • You can only use letters, numbers, spaces, and the underline character in the sheet name.



How is a variable date inserted into a spreadsheet cell?

  1. Select the cell that will hold the function.
  2. Enter =TODAY() for the current date or =NOW() for the current date and time.

The values will be dynamically updated when the file is reloaded.


How to make a checkbox change according to data in another cell?

In Calc enter this function
'=IF(A1=1;"True";"False")'

Now, you need to add this macro. If you don't know how, please see the user guide. 

 Sub SetMyCheckBox
 Dim oForm
 Dim oControl
 Dim oSheet
 Dim oCell

	oForm = ThisComponent.Sheets(0).DrawPage.Forms.getByIndex(0)
	oControl = oForm.getByName("MyCheckbox")
	oSheet = ThisComponent.Sheets(0)
	oCell = oSheet.getCellRangeByName("A1")

	If oCell.Value = "1" then
		oControl.Value = "True" (?)
	Else
		oControl.Value = "False"
	End If
 End Sub


What is the fastest way to copy a calculation to all rows?

To fill a selected cell range with the formula that you entered on the Input line, press Alt+Enter. Hold down Alt+Enter+Shift to apply the cell format of the input cell to the entire cell range.

Where can I find more documentation for Calc?

Internal OpenOffice.org resources:

External resources:

Internal OpenOffice.org mail lists where you can find information about Calc:

External mail lists and forums where you can find information about Calc:

Please write to let us know if there are other Calc related resources that should be shown in this list.

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