Utilisation de l'assistant mailing pour créer une lettre type

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La méthode manuelle décrite dans le chapitre Création d'une lettre type pour créer une lettre fournit le meilleur contrôle du résultat et est donc recommandée. Si vous préférez utiliser l'assistant mailing, la technique est décrite ci-dessous.

Avant de commencer, veuillez noter les limitations actuelles dans la version Apache OpenOffice 3 :

  • À l'étape 4, créer les salutations permet uniquement Monsieur et Madame. Il n'y a pas possibilité d'ajouter Mademoiselle ou Mesdemoiselles, ni un titre tel que Docteur.
  • De nouveau à l'étape 4, les salutations générales ne sont pas éditables et les valeurs par défaut sont quelques peu limitées.
  • À l'étape 5, la mise en page n'est pas correcte, des marques de paragraphes sont présentes afin de créer un espace entre le bloc d'adresse et les salutations. Créer un document professionnel nécessite pas mal d'édition.

Si les limitations énoncées ci-dessus ne sont pas bloquantes pour vous, alors ouvrez un nouveau document par Fichier > Nouveau > Document texte et démarrez l'assistant Mailing sous Outils > Assistant Mailing. L'assistant s'ouvre, comme montré ci-dessous.

Étape 1 : sélectionnez un document de départ

L'assistant propose différentes options pour sélectionner le document de départ :

  • Utiliser le document actif.
  • Créer un nouveau document.
  • Utiliser un modèle.
  • Utiliser un document existant.

Pour les propos de cette description, nous estimons que vous ouvrez un nouveau document texte. Nous nous assurons ainsi que toutes les étapes de l'assistant seront explorées, même si avec l'expérience, vous trouverez plus pratique d'utiliser un brouillon que vous avez préalablement préparé, qui permettra ainsi de sauter quelques étapes.

Sélectionnez Utiliser le document actif et cliquez sur Suivant.

Sélectionner le document de départ.

Étape 2 : Sélectionner le document type

L'assistant peut produire des lettres, ou, si une connexion Java Mail existe, envoyer des messages. Vous pouvez voir ces options dans la figure ci dessous. Dans cet exemple, nous produisons une lettre. Sélectionnez Lettre et cliquez sur Suivant.

Choisissez un type de document.

Étape 3 : Insérez un bloc d'adresse

C'est l'étape la plus complexe de l'assistant. Dans cette étape, vous allez réaliser trois choses :

  1. Dire à l'assistant quelle source de données va être utilisée. La source de données doit être un fichier existant ; dans cet exemple, c'est la feuille de calcul "Points" créée précédemment.
  2. Sélectionner le bloc d'adresse à utiliser dans le document. Cela signifie quel champ va apparaître (par exemple, ci le champ Pays doit être inclus) et quel sera leur apparence.
  3. Assurez-vous que les champs correspondent correctement. C'est très important. Par exemple, l'assistant a un champ appelé "Nom". Si la feuille de calcul a une colonne nommée "Patronyme", vous devez dire à l'assistant que "Nom" et "Patronyme" sont la même chose. Ceci est décrit dans Correspondance des champs.
Insérer un bloc d'adresse.

Sélectionner la source de données (liste d'adresses)

  1. Si la liste d'adresses active (identifiée sous le bouton Sélectionner une liste d'adresses différente... dans la section 1) n'est pas celle que vous souhaitez utiliser, cliquez sur le bouton pour ouvrir la boîte de dialogue Sélectionner une liste d'adresses et choisir une source de données.
  2. Si vous n'avez pas encore créé la liste d'adresses, vous devez cliquer sur le bouton Créer pour le faire maintenant. Cette étape permet de créer un fichier CSV (Comma separated values) avec de nouveaux enregistrements de liste d'adresses. Si vous avez déjà une liste d'adresses, comme pour le classeur exemple "Points", cliquez sur Ajouter et sélectionnez le fichier. Pour chaque cas exposé ci-dessus, une nouvelle source de données sera créée et référencée.
  3. Sélectionnez la liste d'adresses et cliquez sur OK pour revenir à l'étape 3 de l'assistant. Pour cet exemple, les étapes précédentes sont tout ce que vous avez à faire. L'assistant peut exclure certains enregistrements ; cliquez sur Filtrer pour les choisir.
La boîte de dialogue Sélectionner la liste d'adresse.

Sélectionner le bloc d'adresse

  1. À l'étape 3 de l'assistant (montrée dans Étape 3 : Insérer un bloc d'adresse), regardez la section 2. C'est là que vous sélectionnez le bloc d'adresse qui doit apparaître dans la lettre, définir son apparence et les champs qu'il va contenir. La page principal donne deux exemples. Si aucun d'eux n'est pas exactement ce que vous voulez, cliquez sur Plus pour afficher d'autres choix dans la boîte de dialogue Sélectionner un bloc d'adresses (montrée ci dessous).
  2. La boîte de dialogue Sélectionner un bloc d'adresse offre six choix de format du bloc d'adresse (faites défiler vers le bas pour voir les deux derniers choix). Vous pouvez également inclure ou exclure facultativement le pays (par exemple, inclure uniquement le pays si ce n'est pas la Belgique). Les six formats fournis sont assez courants, mais ils peuvent ne pas correspondre exactement à ce que vous souhaitez. Si c'est le cas, sélectionnez le bloc d'adresse qui est le plus proche de ce que vous souhaitez et cliquez sur Éditer, ce qui ouvre la boîte de dialogue Nouveau bloc d'adresse.
  3. Sélectionnez un bloc d'adresse.
  4. Dans la boîte de dialogue Nouveau bloc d'adresse, vous pouvez ajouter ou supprimer des éléments d'adresse en utilisant les boutons fléchés sur la gauche. Pour déplacer les éléments, utilisez les boutons fléchés sur la droite. Par exemple, pour ajouter un espace supplémentaire entre le nom et le prénom, cliquez sur <Nom> et cliquez ensuite sur bouton fléché à droite.
  5. Nouveau bloc d'adresse.

Faire correspondre les champs

Enfin, il est temps de faire correspondre les champs de l'assistant avec ceux du classeur, de façons à ce que les champs <Nom> et "Patronyme" correspondent correctement.

  1. Examinons la section 3 de l'étape 3 de l'assistant. Le bas de la boîte affiche un enregistrement à la fois, en utilisant le bloc d'adresse que vous avez sélectionné. Utilisez les boutons fléchés de droite et de gauche en dessous de la boîte d'adresse pour naviguer dans les adresses afin de vérifier qu'elles s'affichent correctement. Ne supposez pas que tous les enregistrements s'afficheront correctement parce qu'une ou deux le sont. Vérifiez-les toutes si vous le pouvez, ou au moins un bon échantillon.
  2. Si les adresses ne sont pas affichées correctement (et elles ne le feront sans doute pas du premier coup) cliquez sur Correspondance des champs. La boîte de dialogue de correspondance des champs s'ouvre.
  3. La boîte de dialogue Correspondance des champs.

    La boîte de dialogue Correspondance des champs comporte trois colonnes.

    • Éléments d'adresse sont les termes utilisés par l'assistant pour chaque champ, tel que <Nom> et <Prénom>.
    • La colonne Faire correspondre les champs vous permet de sélectionner, pour chaque élément d'adresse, le champ correspondant de la source de données.
    • La colonne Aperçu affiche un aperçu de ce champ pour le bloc d'adresse sélectionné, vous pouvez donc vérifier que la correspondance est correcte.
  4. Lorsque tous les champs correspondent, cliquez sur OK pour revenir à l'étape 3 de l'assistant. Maintenant, lorsque vous utiliser le bouton fléché pour voir les adresses, elles doivent toutes être correctes. Si ce n'est pas le cas, revenez en arrière et faites les modifications nécessaires avant s'appuyer sur Suivant pour atteindre l'étape 4. Notez qu'il ne vous sera pas possible de continuer tant que vous n'aurez pas fait correspondre tous les champs avec la source de données choisie. Si vous voyez non disponible à l'emplacement d'un champ, ce signifie que le champ en question ne correspond pas correctement.

Étape 4 : créer des salutations

Les salutations sont celles qui apparaissent en début de lettre, par exemple Cher Mr Dupont'. À l'étape 4, sélectionnez la salutation qui apparaîtra dans la lettre.

Créer une salutation.

Vous pouvez utiliser des salutations différentes pour les hommes et pour les femmes. Pour réaliser cela, Writer doit avoir un moyen de distinguer le genre de la personne. Dans le classeur, il y a une colonne appelée Sexe. Dans la section Champ de liste d'adresse indiquant un destinataire féminin, définissez le nom de champ sur Sexe et la valeur du champ sur F. Les salutations masculines seront donc imprimées pour les hommes et les salutations féminines pour les femmes.

Documentation note.png Vous n'avez pas besoin de signifier à Apache OpenOffice qui est un homme, parce qu'il suppose que tous les enregistrements qui ne sont pas féminins sont masculins.

Si vous ne sélectionnez pas Insérer des salutations personnalisées, vous pouvez utiliser des salutations plus générales sans référer au destinataire directement, telles que "À qui de droit".

Comme à l'étape 3, l'étape 4 de l'assistant comporte un aperçu en bas de la page. Vous devriez vérifier plus d'un enregistrement pour vous assurer que ceux-ci correspondent à ce que vous souhaitez.

Étape 5 : ajuster la mise en page

À l'étape 5, vous pouvez régler la position du bloc d'adresse et des salutations sur la page. Vous pouvez placer le bloc d'adresse n'importe où sur la page. Les salutations sont toujours sur la gauche, mais vous pouvez les déplacer vers le haut ou le bas de la page. Utilisez les boutons montrés dans la figure ci dessous pour déplacer les éléments.

Ajuster la mise en page.

Les dimensions de la position du bloc d'adresse sont montrées dans le système métrique, quel que soit le système de mesure choisi pour le reste de Apache OpenOffice. C'est une erreur qui a été reportée à la version 2.3.

Étape 6 : éditer le document et insérer des champs supplémentaires

À l'étape 6, vous avez l'oportunité d'exclure des destinataires particuliers du mailing, comme montré ci dessous.

Éditer le document.

Vous pouvez également éditer le corps du document. Si vous avez commencé avec un document vierge, vous pouvez écrire le corps de la lettre à cette étape. Cliquez sur Éditer le document pour réduire l'assistant à une petite fenêtre de façon à pouvoir éditer la lettre facilement.

Réduire l'assistant de mail.

Vous devez également réaliser une tâche importante à cette étape. L'assistant n'insère que des informations concernant les champs d'adresse et de nom, mais vous pouvez souhaiter ajouter des données supplémentaires. Dans notre exemple, nous souhaitons informer chaque personne du nombre de points qu'elle a accumulés pendant l'année ; cette information est présente dans le classeur.

Pour réaliser cela :

  1. Cliquez sur Éditez le document à l'étape 6 de l'assistant.
  2. Sélectionner Insertion > Champs > Autres. La boîte de dialogue de champs s'ouvre, comme montré ci dessous.
  3. La boîte de dialogue Insérer des champs de mailing.
  4. Cliquez sur l'onglet Base de données.
  5. Sur la partie gauche, sélectionnez Champs de mailing.
  6. Sous Sélection de la base de données, cherchez la source de données (dans cet exemple, c'est un classeur). Étendez-la pour voir les champs.
  7. Cliquez sur le champ que vous souhaitez insérer, puis cliquez sur Insérer pour insérer le champ. Vous pouvez insérer autant de champs que vous souhaitez autant de fois que vous le souhaitez dans le document de mailing.
  8. Cliquez sur Fermer lorsque vous avez terminé.
Documentation note.png La zone Sélection de base d'une base de données liste la source de données que vous avez sélectionnée à l'étape 3. Toutes les informations dont vous avez besoin pour la lettre doivent être contenues dans la source de données.

Étape 7 : personnaliser les documents

À l'étape 7, Apache OpenOffice crée toutes les lettres, une par destinataire.

Cliquer sur le bouton Éditer un document individuel ici est identique à l'étape 6. La différence est que maintenant, vous éditez un long fichier contenant toutes les lettres, de façon à ce que vous puissiez modifier une lettre particulière pour une personne. À l'étape 7 de l'assistant mailing, cliquez sur Rechercher pour ouvrir une boîte de dialogue permettant d'effectuer une recherche dans le document.

Personnaliser le document.

Comme lors de l'étape 6, lorsque vous éditez le document, l'assistant se réduit à une petite fenêtre. Cliquez sur cette fenêtre pour que l'assistant retrouve sa taille d'origine.

Étape 8 : enregistrer, imprimer et envoyer

Vous avez maintenant complété le processus de mailing. La dernière étape est d'en faire quelque chose. À l'étape 8, vous pouvez enregistrer la lettre originale, enregistre le document fusionné, imprimer les lettres ou, si vous avez créez un mailing par mail, les envoyer.

Étape 8 : enregistrer, imprimer ou envoyer.

Vous souhaitez sûrement enregistrer le document de départ (le prototype) et le document fusionné. Pour réaliser cela, sélectionnez Enregistrer le document type pour révéler la section Enregistrer la lettre type contenant le bouton Enregistrer la lettre type. Ce bouton ne sera actif que si le document n'a pas déjà été enregistré. Cliquer sur ce bouton appelle la boîte de dialogue Enregistrer sous. Une fois que vous avez nommé et enregistré le document, vous retournez l'étape 8 de l'assistant.

Le document fusionné peut maintenant être enregistré en sélectionnant Enregistrer le document fusionné. Cela révélera la section Paramètres d'enregistrement du document fusionné, à partir de laquelle vous choisissez d'enregistrer un fichier contenant toutes les lettres individuelles générées ou un fichier séparé pour chaque lettre.

Lorsque vous avez enregistré le document fusionné, vous pouvez imprimez les lettres finales maintenant ou plus tard ; et toujours vérifier manuellement ou éditer les lettres si nécessaire.

Enregistrer un document fusionné.

Si vous choisissez d'imprimer à cette étape, la boîte de dialogue montrée ci dessous apparaît ; elle s'explique par elle-même.

Imprimer le document fusionné.


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