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Revision as of 16:00, 18 October 2009


Messedaten

Halle B0, Stand 208
Neue Messe München (Riem)

Messezeit: täglich von 9 bis 18 Uhr

Internet vor Ort steht uns nicht zur Verfügung. Erfahrungsgemäß gibt es kostenpflichtige HotSpots sowie die Möglichkeit, eigene UMTS-Sticks zu nutzen.

Ansprechpartner (Standleiter)

Bitte aufgrund von Erreichbarkeit immer beide Ansprechpartner in Kopie nehmen!

Tickets

  • Wir haben 10 Aussteller-Tickets, die ihr bei uns vor Ort erhaltet. Der Eintritt damit ist täglich ab 7 Uhr möglich. Nach derzeitigem Stand erhält jeder Helfer ein Ausstellerticket.
  • Journalisten können sich auch kostenlos akkreditieren lassen und erhalten ein Presseticket, mit dem der Eintritt ebenfalls an allen Tagen möglich ist, ab 7 (oder 8?) Uhr. Nur dieses Ticket enthält unseres Wissens eine kostenfreie Dauerparkkarte!
  • Zusätzlich haben wir einen Vorrat an Gast-Tickets, die jeweils für einen Tag gelten, der Eintritt geht damit jedoch erst ab 9 Uhr (Messebeginn). Jeder gemeldete Helfer hat fünf Gasttickets für den Fall der Fälle erhalten. Damit kommt ihr auf jeden Fall aufs Messegelände, um eure Aussteller-Tickets entgegenzunehmen.
  • Alle Tickets enthalten nach unserem Kenntnisstand den MVV im Gesamtnetz. Bitte prüft sicherheitshalber euer Ticket genau, in der Vergangenheit gab es einige "Sonder-Tickets" ohne Verkehrsmittelbenutzung! Auf einigen Tickets müsst ihr auch explizit das Datum handschriftlich vermerken, damit es Gültigkeit für den Nahverkehr hat. Zumindest Aussteller-Tickets gelten nach unserer Information auch am Tag vor und am Tag nach der Messe als MVV-Tickets.

Aufbautag

Am Aufbautag sind wir gegen ca. 14 Uhr am Messegelände. Man kommt an diesem Tag ohne Ticket aufs Gelände und kann auch problemlos große Pakete transportieren. Einzig die Einfahrt mit dem Auto ist nur für eine gewisse Zeit (1-2 Stunden Parkdauer) und gegen eine Kaution von ca. 100 € möglich. Bei Bedarf das Geld bereit halten und auf die Uhr schauen - steht man zu lange, ist das Geld weg.

Der Aufbau muss um 18 Uhr beendet sein! Danach wird es erfahrungsgemäß schwieriger, aufs Gelände zu kommen.

Ein paar wichtige Informationen

Im Folgenden unser "Standardtext" für Messen, der für diejenigen hilfreich ist, die noch nie an einer Veranstaltung teilgenommen haben.

Du bist für das Projekt OpenOffice.org auf einer Messe, einem Kongress oder einem anderweitigen Event als Standbetreuer vor Ort. Dafür möchten wir dir zunächst herzlich danken! Du repräsentierst das Projekt in einer breiten Öffentlichkeit und hilfst damit, die Verbreitung und den Bekanntheitsgrad von OpenOffice.org und Open-Source-Software im Allgemeinen zu fördern.
Um dir ein paar grundlegende Informationen über den Ablauf zu geben, haben wir im Folgenden einige Informationen und Tipps zusammengestellt, die auf unserer Erfahrung der letzten Jahre beruhen.

  • Als Aussteller gilt der Verein OpenOffice.org Deutschland e.V. mit Geschäftsstelle in der Riederbergstr. 92, 65195 Wiesbaden. Vertretungs- und zeichnungsberechtigt ist allein der Vorstand oder einem von diesem explizit Beauftragter.
  • Für jede Messe gibt es mindestens einen Standleiter, der vom Verein bestimmt wird. Dieser ist für den Ablauf vor Ort verantwortlich und koordiniert die Geschehnisse.
  • Standbetreuer, die für das Projekt am Stand anwesend sind, dürfen auch nur für diese werben. Werbung in eigener oder anderer Sache ohne Rücksprache ist nicht erwünscht.
  • Die vom Verein im Voraus zur Verfügung gestellten Marketing-Materialien wie Flyer, CDs, DVDs, Werbetexte etc. sind auf rechtliche Unbedenklichkeit geprüft und können natürlich benutzt werden. Wir freuen uns, wenn du eigene Materialien mitbringen und gestalten möchtest! In diesem Fall halte vor dem Event bitte kurz Rücksprache mit uns, damit wir die Unterlagen kurz prüfen können.
  • Als gemeinnütziger Verein dürfen wir nichts „verkaufen“, zudem sind die meisten Messen keine Verkaufsmessen. Daher geben wir die PrOOo-Box und andere Materialien am Stand jeweils gegen eine Spende ab.
  • Spendenquittungen dürfen nur die drei Vereinsvorsitzenden (Thomas Krumbein, Jacqueline Rahemipour, Florian Effenberger) unterzeichnen. Wenn ein Besucher eine Spendenquittung wünscht, so kann er sich diese entweder von unserer Webseite (http://www.ooodev.org) downloaden, oder aber du kannst seine Adressdaten notieren und wir senden ihm danach die Spendenquittung per Post zu.
  • Am Aufbautag werden dir häufig verschiedene Unterlagen präsentiert, die du unterschreiben sollst. Der Messebauer möchte den Stand abgenommen wissen, eventuell benötigt der TÜV einige Informationen, und auch sonst entsteht viel Papierkram. Auch hier gilt: Zeichnungsberechtigt ist ausschließlich der Vereinsvorstand oder ein von diesem explizit Beauftragter.
  • Materialien, die ein Besucher gerne gegen eine Spende erwerben möchte, die wir aber nicht mehr vorrätig haben, können auch per Versand vom Verein bezogen werden. Am einfachsten ist, der Besucher nimmt die Bestellung direkt über unsere Webseite http://www.ooodev.org vor. Du kannst die Bestellung für ihn natürlich auch gerne entgegen nehmen und nachher an den Verein weiterleiten. Bis auf den USB-Stick versenden wir alle Produkte auf Rechnung.
  • Getränke werden in der Regel vor Ort vom Verein bereit gestellt. Es kann aber nicht schaden, sich zur Erfrischung ein paar Halsbonbons etc. mitzunehmen.
  • Denk auch dran, genügend Pausen zu machen. Ein Messetag von sieben Stunden ist sehr anstrengend, deswegen sollte man immer auf genügend Ausgleich achten.
  • Es gibt keine offizielle „Kleiderordnung“. Jede Messe ist anders. Auf CeBIT und Systems bzw. discuss & discover ist traditionell eher förmliche Kleidung angesagt, auf anderen Messen geht man eher leger. Du solltest aber auf jeden Fall so gehen, dass du dich wohl fühlst, und dich nicht in etwas zwängen, das du nicht tragen möchtest.
  • Wenn du eigene OpenOffice.org-Visitenkarten hast, so nimm diese gerne mit. Andernfalls haben wir vor Ort auch „allgemeine“ Visitenkarten, in die du deine persönlichen Daten eintragen kannst. Ein Tipp: Vermeide, jedem Besucher eine Visitenkarte in die Hand zu drücken, ansonsten wirst du vermutlich bald etliche E-Mails mit Privatfragen zum Programm bekommen.
  • „Supportanfragen“ solltest du nur dann persönlich an dich nehmen, wenn du das unbedingt möchtest. Es ist immer gut, den Fragenden zu bitten, das Problem nochmals an dich zu mailen, da er dann selbst aktiv werden muss. Du solltest nicht seine Visitenkarte nehmen und dich bei ihm melden. Besser ist es ohnehin, die Leute bei Fragen auf die Mailinglisten zu verweisen.
  • Auf Messen werden wir auch gerne für Interviews befragt. Es „darf“ natürlich jeder am Stand Interviews geben. Achte nur darauf, was du sagst, manche Redakteure warten nur auf einen Versprecher oder wollen dich mit Fangfragen in die Enge jagen. In der Regel laufen die Interviews aber problemlos ab und die Redakteure arbeiten mit, und nicht gegen uns. Generell gilt: Wenn es gerade sehr stressig ist und du mit deinen Gedanken woanders bist, dann kannst du ein Interview natürlich auch ablehnen. Redakteure hätten auch vorher Gelegenheit gehabt, uns anzuschreiben und um ein Interview zu bitten...
  • Wenn du den Stand vorübergehend verlässt, wäre es sehr nett, wenn du dich kurz abmeldest. Damit erleichterst du deinen Kollegen die Arbeit und die Planung.
  • Es ist keine Schande, die Antwort auf eine Frage nicht zu wissen. Frage einen Kollegen oder verweise im Zweifelsfall auf unsere Mailingliste. Niemand ist perfekt. Du kannst dir auch das Problem und die E-Mail-Adresse des Besuchers notieren und dich um Hilfe bemühen, wenn du das willst.
  • Wenn du gerade einen „Durchhänger“ hast, zwing dich nicht, am Stand zu bleiben, sonst mache eine kurze Auszeit.
  • Der Stand sollte so sauber als möglich bleiben, d.h nicht von Kleidung, Taschen und Müll bedeckt sein.
  • Das Schlimmste für einen Besucher ist, wenn er am Stand einen Mitarbeiter trifft, der sich hinter seinem Computer sitzend verschanzt. Stell dich hin, geh auf die Besucher zu und empfange sie!
  • Vor Ort haben wir in der Regel Namensschilder dabei, damit der Besucher den Mitarbeiter auch gleich erkennt und namentlich ansprechen kann.
  • Auch auf die „verrücktesten“ Fragen sachlich und gelassen antworten. Es gibt keine dummen Fragen, nur dumme Antworten. Auf Messen trifft man die unterschiedlichsten Leute, vom unwissenden Anfänger, der nicht einmal die Maus richtig bedienen kann bis zum hochspezialisierten Programmierer, der unbedingt ein für ihn absolut wichtiges Detail im API geklärt haben möchte. Alle sind gleich wichtig und sollten mit der gleichen Verbindlichkeit und Freundlichkeit behandelt werden.
  • Du solltest niemals Wettbewerber schlechtreden, das wirkt unseriös. Jedes Programm hat seine Berechtigung und auch andere Firmen können gute Programme erstellen.
  • Essen und trinken am Stand sollte weitestgehend vermieden werden, Kaugummi wirkt unschön. Rauchen und Alkohol sind absolut tabu!

Wir wünschen dir für das Event viel Erfolg und Spaß!

Personalplan

Personalplan
Name Montag, 19. (nur Aufbau)
Dienstag, 20.
Mittwoch, 21.
Donnerstag, 22. (inkl. Abbau)
Krumbein, Thomas <t.krumbein@ooodev.org>
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Effenberger, Florian <f.effenberger@ooodev.org>
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Paukert, Tobias <tpaukert@openserv.eu>
ab ca. 18:00
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Westbeld, Georg <georg.westbeld@scai.de>



Pape, Ellen <ellenpape@gmx.net> X
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Pott, Roland <roland.pott@gmx.de>

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ab 15:30
Seiß, Michael <michael.seiss@online.de>


8-11

Rahemipour, Jacqueline <jrahemipour@openoffice.org>


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