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Revision as of 14:02, 28 August 2007

Häufig gestellte Fragen zur Tabellenkalkulation Calc

Die Funktion SVERWEIS bringt in Calc nicht die erwarteten Ergebnisse

Wenn bei der Funktion SVERWEIS(Suchkriterium; Matrix; Index; Sortiert) das Argument Sortiert nicht angegeben ist, muss die Matrix sortiert sein; d.h. ein fehlendes Argument Sortiert wird als WAHR interpretiert.

Wenn das Argument Sortiert bei unsortierten Listen nicht auf FALSCH gesetzt ist (oder fehlt), tritt ein Fehler auf. Dies passiert häufig bei der Übernahme von Dokumenten aus Excel und älteren OpenOffice.org-Versionen.

Die Seitenansicht zeigt keine Seite an

Löschen Sie unter Format > Druckbereiche... > Entfernen den/die Druckbereich(e). Daraufhin wird auch in der Seitenansicht wieder alles angezeigt.

Wie öffne ich eine Datei, in der als Feldbegrenzer Tab-Stopps (Tabulatoren) eingegeben sind? Was passiert, wenn ich andere Feldbegrenzer habe (z.B. Anführungszeichen)?

Wenn die CSV-Datei noch nicht die Endnung .txt (oder .csv) hat, so benennen Sie die Datei bitte zunächst entsprechend um.

• Wählen Sie Datei > Öffnen.
• Im Dialog Öffnen suchen Sie die Datei, die Sie in die Tabellenkalkulation einlesen wollen, und klicken auf den Dateinamen.
• Aus der Liste Dateityp wählen Sie Text CVS (dieser Dateityp steht ganz unten in der Liste).
• Klicken Sie auf Öffnen.
• Es öffnet sich das Fenster Textimport. Sie sehen, dass "Tabulator" als Trennzeichen voreingestellt ist. Sollte Ihre Datei andere Trennzeichen zwischen den Datenfeldern enthalten, wählen Sie die entsprechenden Trennzeichen, die Ihre Textdatei enthält. Wenn Sie das Trennzeichen ausgewählt haben, sehen Sie im unteren Bereich "Felder" eine Vorschau Ihrer Datei. Wenn Sie unterschiedliche Leerzeichen zwischen den einzelnen Werten sehen, aber die Daten in Spalten erscheinen, wählen Sie "Feste Breite".

Weiterlesen: Für eine detailliertere Beschreibung empfehlen wir Ihnen das OpenOffice.org-Wiki.

Ich sehe „###“ in einer Zelle, die vorher Daten enthielt. Wie mache ich meine Daten wieder sichtbar?

Wenn der Inhalt einer Zelle die angezeigte Breite der Spalte überschreitet, wird statt dessen „###“ angezeigt. Die Zahl hat also mehr Stellen, als in der Spaltenbreite angezeigt werden können. Wenn man die Zahl sehen will, muss man die Spaltenbreite verändern:

Bewegen Sie den Mauszeiger im Spaltenkopf in den rechten Zwischenraum der zu vergrößernden Spalte und der angrenzenden Spalte. Beispiel: Spalte A ist zu schmal. Bewegen Sie die Maus im Spaltenkopf (grauer Bereich mit Anzeigen der Spalten A, B, C...) zwischen Spalte A und B. Sie werden sehen, dass der Mauszeiger sein Aussehen verändert. Von einem Zeiger wird er genau auf der Trennung zwischen zwei Spalten zu einem Pfeil, der nach zwei Seiten zeigt. Damit können Sie Breite der Spalte links davon verändern. Halten Sie die linken Maustaste und ziehen Sie die Spalte nach links bis die Zahlen unten in der Spalte sichtbar werden.

Tipp: Ein Doppelklick auf diesen Bereich stellt automatisch die optimale Spaltenbreite ein; d.h. die Spalte wird so weit verbreitert, wie es die breiteste Zelle in der Spalte benötigt.

Wenn der Zellinhalt ein Text ist, dann sehen Sie am rechten Rand der Zelle ein kleines rotes Dreieck (statt wie bei Zahlen „###“). Dies weist darauf hin, dass sich in der Zelle noch Text befindet, den Sie in der aktuellen Darstellung nicht sehen können.

Wie kann ich dafür sorgen, dass ein Text in einer Zelle umgebrochen wird?

Wählen Sie:

• Format > Zellen...
• Im Dialog Zellen formatieren klicken Sie auf das Register Ausrichtung.
• Im Bereich Eigenschaften aktivieren Sie Automatischer Zeilenumbruch.
• Wählen Sie noch, ob die Silbentrennung eingeschaltet werden soll, und klicken Sie dann auf OK.

Wenn Sie einen festen Zeilenumbruch an einer bestimmten Stelle im Text erzeugen wollen, bewegen Sie Ihren Cursor an diese Stelle innerhalb des Textes und betätigen Sie die Tastenkombination Strg+Enter. Wenn Sie einen Zeilenumbruch in einem schon bestehenden Text einfügen wollen, führen Sie einen Doppelklick auf die Zelle aus, um den Text bearbeiten zu können, und geben Sie dann Strg+Enter ein.

Wie wähle ich eine oder mehrere Zeilen meiner Tabelle, die auf jeder Seite wiederholt werden sollen?

Führen Sie folgende Schritte aus:

• Markieren Sie die Zeile(n), die wiederholt werden soll(en). (Maus auf die Zeilennummer(n) am linken Rand!)
• Dann wählen Sie: Einfügen > Namen > Festlegen
• Es erscheint der Dialog Namen festlegen. Dort geben Sie Ihrer Auswahl eine Namen, z.B. „meineKopfzeilen“. Dieser Name darf keine Leerzeichen enthalten!
• Klicken Sie auf Zusätze.
• In Bereichsart aktivieren Sie Wiederholungszeile.
• Klicken Sie auf Hinzufügen.
• Klicken Sie auf OK.
• Wählen Sie nun aus dem Menü Format > Druckbereiche > Bearbeiten.
• Aus dem Listenfeld Wiederholungszeile wählen Sie „meineKopfzeilen“ (oder wie auch immer Sie den markierten Bereich zuvor genannt haben).
• Klicken Sie OK.

Tipp: Wählen Sie zunächst einmal aus dem Listenfeld Druckbereich „Keiner“, damit Sie erkennen, wie Ihre Seiten insgesamt aussehen würden. Machen Sie sich mit dem Begriff „Druckbereich“ vertraut. Danach wählen Sie den Bereich, den sie tatsächlich drucken wollen.

Wenn Sie nun drucken, werden diese Kopfzeilen auf jeder Seite wiederholt. Sie sehen diese Veränderungen nicht am normalen Bildschirm! Benutzen Sie Datei > Seitenansicht um das Druckbild vor dem Drucken zu sehen. Beachten Sie bitte, dass bei dem Schritt Wiederholungszeile eine Eingabe in der Form $1:$3 erlaubt ist. Dies bedeutet, dass die Zeilen 1 bis 3 auf jeder Seite wiederholt werden.

Weiterlesen: Für eine detailliertere Beschreibung empfehlen wir Ihnen das OpenOffice.org-Wiki.

Ich möchte in der Tabelle keine Großbuchstaben am Anfang eines Satzes. Was soll ich tun?

Führen Sie folgende Schritte aus:

• Rufen Sie den Dialog Extras > Autokorrektur, Register Optionen auf.
• Deaktivieren der Option Jeden Satz mit einem Großbuchstaben beginnen.
• Beenden Sie den Dialog mit einem Klick auf OK.

Ich arbeite mit einer ziemlich großen Tabelle. Gibt es eine Möglichkeit die Spaltenüberschriften und die Zeilenbezeichnungen sichtbar zu lassen, wenn ich mich in der Tabelle nach unten und nach rechts bewege?

Sie haben zwei Möglichkeiten um das gewünschte Resultat zu erzielen:

Fixierung einer Zeile oder/und Spalte

• Klicken Sie direkt unter die Zeile oder rechts neben die Spalte, die die zu fixierenden Inhalte enthält.
• Wählen Sie aus dem Menü Fenster > Fixieren.

Tipp: Wenn Sie gleichzeitig Zeilen und Spalten fixieren wollen, wählen Sie die obere linke Ecke, die nicht fixiert werden soll, und wählen dann Fenster > Fixieren. Wenn Sie also beispielsweise nur die oberste Zeile (Zeile 1) und gleichzeitig die erste Spalte (Spalte A) fixieren wollen, klicken Sie in die Zelle B2 und fixieren dann.

Tabellenfenster teilen

• Klicken Sie direkt unter die Zeilen oder rechts neben die Spalten, die die zu fixierenden Inhalte enthalten.
• Wählen Sie aus dem Menü Fenster > Teilen. Das Tabellenfenster wird geteilt. Es sieht auf den ersten Blick genau so aus wie die Fixierung. Der Unterschied besteht aber darin, dass Sie in beiden geteilten Fenster den Cursor bewegen können.

Es ist aber auch noch möglich, das Tabellenfenster auf eine andere Art zu teilen: Ganz oben am rechten Scrollbalken (über dem Pfeil) sehen sie eine kleine schwarze Linie. Wenn Sie den Mauszeiger über diese kleine schwarze Linie führen, bemerken Sie, dass sich der Mauszeiger verändert (Doppelstrich mit einem Pfeil nach oben und unten). Wenn der Mauszeiger sich verändert, klicken und ziehen Sie mit linken Maustaste eine waagrechte Tabellenteilung. Die senkrechte Teilung erreichen Sie an der Stelle des unteren Scrollbalkens rechts.

Wie drucke ich meine Tabelle(n) richtig?

Der beste Weg eine große Tabellenkalkulation auszudrucken, ist zunächst eine Vorschau des Ausdrucks aufzurufen und dann die Druckeinstellungen so anzupassen, dass man zu einem wirkungsvollem Ergebnis gelangt:

Anpassung anhand der Seitenansicht

• In der geöffneten Tabellenkalkulation wählen Sie Datei > Seitenansicht.
• Im erscheinenden Fenster benutzen Sie die Navigationsbutton um die Tabellenkalkulation anzusehen. Wenn die Tabellenkalkulation zu groß für die Seite ist, erscheinen die fehlenden Spalten auf der nächsten Seite.
• Um die Seite für den Ausdruck zu verkleinern, klicken Sie in der Seitenansicht auf die Schaltfläche Seitenformat. Wählen Sie im sich öffnenden Dialog Seitenvorlage: Standard auf dem Register Tabelle. Im Bereich Skalieren haben Sie eine Dropdown-Auswahl Skalierungsmodus mit folgender Auswahl:
  • Ausdruck verkleinern/vergrößern: Skalierungsmodus in Prozent,
  • Druckbereich(e) auf Breite/Höhe anpassen: Breite in Seiten und Höhe in Seiten,
  • Druckbereich(e) auf Seitenzahl anpassen: Seitenzahl.
• Passen Sie nun den Ausdruck nach Wunsch an und schließen Sie den Dialog mit OK.
• Prüfen Sie erneut in der noch geöffneten Seitenansicht Ihre Einstellungen.

Anpassung anhand der Seitenumbruch-Vorschau

• Die Seite im Querformat/Hochformat einrichten. In der geöffneten Tabellenkalkulation wählen Sie hierfür Format > Seite.
• In erscheinenden Dialog wählen Sie das Register Seite.
• Im Dialog Papierformat wählen Sie die gewünschte Ausrichtung und Seitenränder und schließen den Dialog mit OK.
• Dann wählen Sie Ansicht > Seitenumbruch-Vorschau.
• Dort sehen Sie blaue Linen um die Druckseiten sowie in hellem Grau die entsprechende Seitenzahl. Die Seitenränder (blaue Linien) können Sie nun mit der Maus verschieben um die Seiten anzupassen. Sollte z.B. die rechte Spalte nicht mehr auf die aktuelle Seite passen, ziehen Sie einfach die blaue Seitengrenze mit der Maus um diese eine Spalte nach rechts. Beim Ausdruck wird dann der Druckbereich auf den so geänderten Seitenumbruch skaliert.
• Um wieder in die normale Tabellenansicht zu wechseln, wählen Sie erneut Ansicht > Seitenumbruch-Vorschau.

Hinweis: Wenn in der Seitenumbruch-Vorschau alles grau erscheint, bedeutet das, dass kein Druckbereich festgelegt ist. Wenn ein Druckbereich festgelegt ist, wird der Druckbereich mit einen weißen Hintergrund und mit einen blauen Umriss erscheinen. Ein graues Seite N, wobei „N“ die Seitenfolge für die Tabelle ist, wird in der Mitte des Druckbereiches erscheinen. Wenn kein Bereich zum Drucken festgelegt ist, ziehen Sie einfach mit der Maus aus der linken oberen Ecke des Bereiches, der ausgedruckt werden soll, mit der Maus den Bereich auf, der gedruckt werden soll.

Wie kann ich in meiner Tabellenkalkulation eine lange Titel-Zelle über mehrere Spalten erweitern?

Folgen Sie diesen Anweisungen:

• Markieren Sie die Zeilen, in denen der Titel erscheint, indem Sie die erste Zelle anklicken, den Maus-Button gedrückt halten und mit der Maus zur letzten Zelle ziehen.
• Wählen Sie im Menü Format > Zellen zusammenfassen > Festlegen.

Oft soll der Text im Titelbereich zentriert werden. Dies erreichen Sie folgendermaßen:

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Titelzelle.
• Wählen Sie im erscheinenden Kontextmenü Zellen formatieren....
• Wählen Sie das Register Ausrichtung.
• Wählen Sie unter Textausrichtung „Horizontal“ und „zentriert“.
• Sie können in diesem Menü auch andere Änderungen an der Zelle vornehmen.
• Klicken Sie auf OK.

Wie drehe ich einen Spalten-Titel, damit er schräg oder senkrecht gestapelt über meiner sehr schmalen Spalte sitzt?

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zelle.
• Wählen Sie im Kontextmenü Format > Zellen formatieren...
• Im erscheinenden Dialog wählen Sie das Register Ausrichtung.
• Im Bereich Textorientierung geben Sie einen Winkel ein oder ziehen mit der Maus den blauen Punkt auf dem Kreis, um eine Winkelschräge für die Schrift zu wählen.
• Alternativ klicken Sie Senkrecht gestapelt an, um den Text in der Vertikalen von oben nach unten gestapelt zu formatieren.
• Klicken Sie auf OK.

Wie erzeuge ich ein Diagramm, das automatisch auf dem neuesten Stand ist, wenn sich die Daten ändern?

• Wählen Sie Menü Extras > Optionen > OpenOpenOffice.org Calc > Allgemein
• Im Bereich Aktualisierung /Verknüpfungen beim Laden aktualisieren ein Häckchen bei Immer

Beachten Sie: Das ist eine allgemeine Einstellung und wird für alle Diagramme in der Tabelle übernommen. Ist dies nicht erwünscht, dann kann man die Aktualisierung auf Auf Nachfrage einstellen.

Wie schütze ich Zellen oder eine Tabelle in meiner Tabellenkalkulation gegen Änderungen?

Der Zellenschutz ist zunächst einmal für alle Zellen standardmäßigen aktiv.

Eine ganze Tabelle schützen

Um das ganze Tabellenblatt gegen unerwünschte Änderungen zu schützen, wählen Sie Extras > Dokument schützen > Tabelle.... Danach können Sie ein Kennwort eingeben, das nochmals bestätigt werden muss. Ihre Tabelle kann nun nicht mehr von Unbefugten verändert werden. Möchten Sie selbst Änderungen an der Tabelle vornehmen, müssen Sie den Schutz zunächst deaktivieren. Dies erfolgt in der gleichen Reihenfolge über Extras > Dokument schützen. Der Menüpunkt Tabelle... hat nun ein Häkchen davor, was bedeutet, dass die Tabelle geschützt ist. Klicken Sie darauf und geben das festgelegte Kennwort ein, bestätigen es nochmals und die Tabelle ist wieder editierbar.

Einzelne Zellen oder Zellbereiche schützen

Falls Sie nur einzelne Zellen schützen möchten, müssen Sie zunächst den Zellschütz für alle Zellen der Tabelle deaktivieren.

• Wählen Sie dazu die gesamte Tabelle aus.
  Tipp: Eine schnelle Möglichkeit ist, das kleine, graue Kästchen oberhalb von Zeile 1, links von Spalte a anzuklicken.
• Wählen Sie den Dialog Format > Zellen...und das Register Zellschutz.
• Entfernen Sie im Bereich Schutz das Häkchen bei Gesperrt.
• Klicken Sie auf OK.
• Nun wählen Sie die Zellen die geschützt werden sollen aus.
• Wählen Sie wieder Format > Zellen... und das Register Zellschutz.
• Setzen Sie im Bereich Schutz das Häkchen bei Gesperrt.
• Klicken Sie auf OK.
• Aktivieren Sie den Zellschutz wie oben bei "Eine ganze Tabelle schützen" beschrieben.

Wie speichere ich Tabellendaten als CSV (Textformat)?

• Wählen Sie Datei > Speichern unter....
• Im erscheinenden Dialog wählen Sie den Dateityp Text CSV (.csv).
• Setzen Sie ein Häkchen bei Filtereinstellungen bearbeiten.
• Vergeben Sie einen Dateinamen.
• Klicken Sie dann auf Speichern.
• Im folgenden Dialog können Sie noch Angaben zur Art der Speicherung machen. Ein Klick auf die Schaltfläche Hilfe öffnet eine Hilfeseiten, auf der die Optionen beschrieben sind.
• Nachdem Sie Ihre Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf auf OK.