Änderungen in einem Dokument verfolgen

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Sie können verschiedene Methoden verwenden, um Änderungen an einem Dokument zu erfassen:

  • Machen Sie Ihre Änderungen in einer Kopie Ihres Dokuments (Speichern in einem anderen Ordner und/oder unter anderem Namen) und verwenden dann Writer, um beide Datei zusammenzuführen und die Änderungen anzuzeigen, die Sie vorgenommen haben. Klicken Sie auf Bearbeiten > Dokument vergleichen. Diese Technik ist besonders dann angezeigt, wenn Sie als einzige Person an einem Dokument arbeiten. Sie bläht das zu bearbeitende Dokument nicht unnötig auf wie die folgenden Methoden.
  • Speichern Sie Versionen quasi als Teil der sich ständig vergrößernden Originaldatei ab. Diese Methode kann jedoch Probleme mit komplexen Dokumenten verursachen, besonders wenn Sie viele Versionen gespeichert haben. Diese Methode sollten Sie besser vermeiden.
  • Verwenden die Änderungsmarkierungen (auch „Revisionsmarkierungen“ genannt) um anzuzeigen, wo Sie Material hinzugefügt oder gelöscht haben. Später können Sie oder eine andere Person das Dokument kontrollieren und jede Änderung annehmen oder verwerfen. Diese Methode wird weiter unten genauer beschrieben.
Documentation caution.png Nicht alle Änderungen werden aufgezeichnet. Die Änderung eines Tabulators von einer linken Ausrichtung zu einer rechten Ausrichtung und Änderungen in Formeln (Gleichheit) oder verknüpften Grafiken werden nicht aufgezeichnet.

Ein Dokument für eine Revision vorbereiten

Wenn Sie jemandem ein Dokument zur Revision oder zur Bearbeitung schicken, möchten Sie dieses vielleicht so weit vorbereiten, dass der Bearbeiter oder Revisor nicht daran zu denken braucht, die Revisionsmarkierungen einzuschalten.

Wenn Sie das Dokument z. B. schützen, muss jeder Nutzer das korrekte Passwort eingeben, um diese Funktion abschalten oder die Änderungen akzeptieren oder verwerfen zu können. So ist das Risiko, dass es vergessen wird, sehr klein.

  1. Öffnen Sie das Dokument. Um zu überprüfen ob mehrere Versionen enthalten sind, klicken Sie auf Datei > Versionen. Wenn mehrere Versionen aufgeführt sind, speichern Sie die aktuelle Version als extra Dokument mit einem anderen Namen und verwenden dieses neue Dokument als Revisionskopie.
  2. Mit der geöffneten Revisionskopie vergewissern Sie sich, dass die Funktion Änderung aufzeichnen ausgeschaltet ist. Das Menü Bearbeiten > Änderungen > Aufzeichnen besitzt einen Haken, wenn es aktiviert ist.
  3. Klicken Sie auf Bearbeiten > Änderungen > Aufzeichnung schützen. Im Dialog Passwort eingeben geben Sie ein Passwort ein (zweimal) und klicken dann auf OK.
Documentation note.png Passwörter müssen aus mindestens 5 Zeichen bestehen.
Documentation caution.png Ein geschütztes Dokument kann NUR nach Eingabe des Passworts geöffnet werden!

Änderungen aufzeichnen

Siehe dazu auch Kapitel 2 dieses Handbuchs, “Writer konfigurieren”, dort finden Sie im Abschnitt „Änderungen-Optionen“ Anweisungen für Einstellungen, wie Ihre Änderungen angezeigt werden.

  1. Um mit der Aufzeichnung der Änderungen zu beginnen klicken Sie auf Bearbeiten > Änderungen > Aufzeichnen. Um die Anzeige der Änderungen an- bzw. auszuschalten, klicken Sie auf Bearbeiten > Änderungen > Anzeigen.

Template:Documentation/Tip

  1. Um einer markierten Änderung einen Kommentar hinzuzufügen, stellen Sie den Cursor in den Bereich der Änderung und klicken auf Bearbeiten > Änderungen > Kommentar. Es erscheint das Eingabemenü „Kommentieren“ (siehe Abbildung 26). Zusätzlich zur Anzeige wird der Kommentar auch in die Liste der Dialogbox Änderungen akzeptieren oder verwerfen aufgenommen.
  2. Abbildung 26: Einen Kommentar während der Aufzeichnung von Änderungen einfügen
    Um von dem Kommentar einer markierten Änderung zu dem der nächsten zu gelangen, verwenden Sie die Pfeil-Schaltflächen. Wenn für eine Änderung kein Kommentar aufgezeichnet worden ist, ist das Textfeld leer.
  3. Um die Aufzeichnung der Änderungen zu beenden klicken Sie erneut auf Bearbeiten > Änderungen > Aufzeichnen.

Notizen einfügen

Um eine Notiz einzufügen, die nicht mit einer aufgezeichneten Änderung verbunden ist:

  1. Stellen Sie den Cursor in den Text, zu dem Sie eine Notiz erstellen möchten, und klicken dann auf Einfügen > Notiz.
  2. In der Dialogbox Notiz einfügen (Abbildung 27) geben Sie Ihre Notiz ein. Klicken Sie auf die Schaltfläche Autor, um Ihre Initialen und den Zeitpunkt der Notiz einzufügen.

Um eine Notiz ansehen zu können, bewegen Sie den Mauszeiger über die Notizmarkierung (als gelbes Rechteck angezeigt). Writer zeigt die Notiz in einem Tipp über dem Text an. Sie können auch auf die Notiz doppelklicken, um sie im Bearbeitungsmodus zu sehen. Wenn Sie Schwierigkeiten haben, Notizen auf diese Weise zu sehen oder markieren zu können, verwenden Sie den Navigator. Blättern Sie die Liste der Notizen auf und markieren diejenige, die Sie lesen möchten:

  • Ein Doppelklick setzt den Cursor im Dokument an die Stelle, an der sich die Notiz befindet.
  • Mit einem Klick mit der rechten Maustaste finden Sie im Kontexmenü über Notiz und Bearbeiten die Dialogbox Notiz bearbeiten.
Abbildung 27: Eine Notiz einfügen
Der Dialog Notiz bearbeiten sieht genauso aus wie der Dialog Notiz einfügen. Im Unterschied zu letzerem finden Sie jedoch Vorwärts- und Rückwärts-Pfeilschaltflächen, wenn das Dokument mehr als eine Notiz enthält.

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Änderungen und Kommentare akzeptieren oder verwerfen

  1. Klicken Sie auf Bearbeiten > Änderungen > Akzeptieren oder Verwerfen. Die Dialogbox in Abbildung 28 wird geöffnet.
  2. Wenn Sie eine Änderung in der Dialogbox markieren wird die aktuelle Änderung im Dokument hervorgehoben, sodass Sie sehen können, was der Editor geändert hat.
  3. Klicken Sie auf Akzeptieren oder Ablehnen. Wenn Sie sich Ihrer Sache sicher sind, können Sie natürlich auch auf Alle Akzeptieren oder Alle Ablehnen klicken.

Änderungen, die bis jetzt noch nicht akzeptiert bzw. abgelehnt worden sind, werden in der Liste angezeigt. Akzeptierte Änderungen werden aus der Liste entfernt und erscheinen im Text ohne Markierung.

Abbildung 28: Die Dialogbox Änderungen akzeptieren oder verwerfen
Um nur die Änderungen bestimmter Personen anzuzeigen oder nur die Änderungen von speziellen Tagen oder anderen Einschränkungen verwenden Sie die Registerkarte Filter (Abbildung 29).

Nachdem Sie die Filterkriterien festgelegt haben kehren Sie zur Registerkarte Liste zurück um die Änderungen sehen zu können, die Ihren Bedingungen entsprechen.

Abbildung 29: Die Registerkarte „Filter“ der Dialogbox „Änderungen akzeptieren oder verwerfen“

Geänderte Dokumente zusammenführen

Die im folgenden beschriebene Vorgehensweise bietet sich dann an, wenn Sie nur einen Revisor haben.

Manchmal schicken jedoch verschiedene Revisoren Ihre bearbeiteten Dokumente zur selben Zeit zurück. In diesem Fall ist es schneller, wenn man alle vorgenommenen Änderungen auf einmal sehen kann. Zu diesem Zweck können Sie die Dokumente in Writer zusammenführen.

Um Dokumente zusammenzuführen, müssen alle bearbeiteten Dokumente aufgezeichnete Änderungen besitzen.

  1. Öffnen Sie eine Kopie.
  2. Klicken Sie auf Bearbeiten > Änderungen > Dokumente zusammenführen und wählen im auftauchenden Dateiauswahlmenü ein zusammenzuführendes Dokument aus.
  3. Nach dem Zusammenführen wird die Dialogbox Änderungen akzeptieren oder verwerfen wie in Abbildung 28 geöffnet, die die Änderungen aller Revisoren anzeigt. Wenn Sie mehrere Dokumente zusammenführen möchten, schließen Sie die Dialogbox und wiederholen Schritt 2.
  4. Wiederholen Sie diese Schritte bis alle Kopien zusammengeführt sind.

Alle aufgezeichneten Änderungen sind nun in der geöffneten Kopie enthalten. Speichern Sie diese Datei unter einem anderen Namen.

Dokumente vergleichen

Manchmal vergessen Revisoren, Ihre Änderungen aufzuzeichnen. Das ist bei Writer kein Problem, da Sie die Änderungen finden können, wenn Sie die Dokumente miteinander vergleichen.

Um Dokumente vergleichen zu können, müssen Sie das Originaldokument und eine bearbeitete Fassung davon besitzen. Um den Vergleich zu starten:

  1. Öffnen Sie das bearbeitete Dokument.
  2. Wählen Sie Bearbeiten > Dokumente vergleichen.
  3. Die Dialogbox Einfügen erscheint. Markieren Sie das Originaldokument und klicken Sie auf Einfügen.

Writer sucht und markiert die Änderungen und zeigt die Dialogbox Änderungen akzeptieren oder verwerfen an.

Template:Documentation/Tip


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