Base-Tutorial
Einführung
In diesem Dokument wollen wir Sie mit der Arbeit mit OOo Base vertraut machen. Dazu werden wir eine Datenbank zur Verwaltung von Terminen aufbauen. Wir werden
- Tabellen erstellen in denen die Informationen gespeichert werden,
- Formulare erzeugen, um die Termine anzulegen und zu bearbeiten,
- bestimmte Termine aus unserem Datenbestand heraus filtern und
- Termine mit Hilfe von Berichten ausgeben.
- Erstellung der Kalender-Datenbank
Erstellung der Datenbank-Datei
Klicken Sie im Hauptmenü auf Datei > Neu > Datenbank, um den OpenOffice.org Datenbank-Assistenten aufzurufen. Markieren Sie im ersten Schritt die Option Neue Datenbank erstellen und klicken Sie auf Weiter.
Im zweiten Schritt markieren Sie bitte Ja, die Datenbank soll angemeldet werden und Die Datenbank zum Bearbeiten öffnen. Klicken Sie auf Fertig stellen.
Geben Sie der Datenbank einen aussagekräftigen Namen wie TerminDB und wählen Sie einen Speicherort.
Das folgende Fenster öffnet sich:
Wir können nun die einzelnen Elemente unserer Datenbank erstellen.
Erstellen der Tabelle Termine
Klicken Sie auf das Tabellensymbol auf der linken Seite [[Image:]]
Klicken Sie auf die Option [[Image:]]
Das Fenster Tabellenentwurf erscheint.
Als erstes wollen wir uns ansehen, wie ein Feld erstellt wird:
In die erste Zeile der Spalte Feldname geben Sie ID ein und drücken dann die TAB-Taste.
In der ersten Zeile der Spalte Feldtyp wählen Sie aus dem Listenfeld den Eintrag Integer [INTEGER].
Im Abschnitt Feldeigenschaften im unteren Teil des Fensters ändern Sie den Wert bei AutoWert in Ja.
In der folgenden Abbildung 6 sehen Sie den Eintrag für die erste Zeile:
Geben Sie anhand der folgenden Liste alle Felder in die Tabelle ein:
| Feldname | Feldtyp | Feldeigenschaften |
| ID | Integer [INTEGER] | AutoWert = Ja |
| Bezeichnung | Text [VARCHAR] | Eingabe erforderlich = Ja; Länge = 50 |
| Ort | Text [VARCHAR_IGNORECASE] | Eingabe erforderlich = Nein; Länge = 50 |
| Beginn | Datum [DATE] | Eingabe erforderlich = Ja |
| Beginn-Uhrzeit | Zeit [TIME] | Eingabe erforderlich = Nein |
| Ende | Datum [DATE] | Eingabe erforderlich = Nein |
| Ende-Uhrzeit | Zeit [TIME] | Eingabe erforderlich = Nein |
| Bemerkung | Memo [LONGVARCHAR ] | Eingabe erforderlich = Nein |
| TypID | Integer [INTEGER] | AutoWert = Nein; Eingabe erforderlich = Nein |
Anschließend klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Feldmarkierungsschaltfläche des ID-Feldes (das ist der Bereich links vom Feldnamen) und wählen Sie aus dem Kontextmenü den Eintrag Primärschlüssel.
Für das letzte Feld in der Tabelle TypID werden wir eine andere Tabelle erstellen und sie mit diesem Feld verknüpfen.
Wahrscheinlich wird es nur eine Handvoll Termintypen wie – Gesundheit, Persönlich, Urlaub, Arbeit usw. geben. Indem man diese in eine eigene Tabelle auslagert, werden Dateneingabefehler vermieden.
Klicken Sie auf Datei > Speichern, geben Sie in der Dialogbox den Namen Termine ein und klicken Sie auf OK.
Schließen Sie den Tabellenentwurf, indem Sie auf Datei > Schließen klicken.
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Der Typ VARCHAR_IGNORECASE ist ein spezieller Typ von VARCHAR spezifisch für HSQLDB, der OOo Base zugrundeliegenden Datenbankengine. Er ist case insensitive, was bedeutet, dass Einträge wie „Arbeit“ und „ARBEIT” gleichbedeutend sind. |
Im Datenbankfenster klicken Sie auf Datei > Speichern, um die Arbeit zu speichern, die wir bisher an der Datenbank vorgenommen haben.
Erstellen der Tabelle „Typ“
Klicken Sie nochmals auf [[Image:]]
Diese Tabelle benötigt nur zwei Felder:
| Feldname | Feldtyp | Feldeigenschaften |
| ID | Integer [INTEGER] | AutoWert = Ja |
| TypName | Text [VARCHAR] | Eingabe erforderlich = Ja; Länge = 50 |
Legen Sie für das Feld ID einen Primärschlüssel fest.
Speichern Sie die Tabelle unter dem Namen Typ und schließen Sie die Entwurfsansicht.
Erstellen einer Beziehung zwischen den Tabellen
Nun müssen wir OOoBase sagen, wie die beiden Tabellen miteinander verbunden sind.
Klicken Sie auf Extras > Beziehungen...
Das Fenster Relationenentwurf wird angezeigt (siehe Abbildung 11):
Im Dialog Tabellen hinzufügen
- Klicken Sie auf die TabelleTermine und dann auf die Schaltfläche Hinzufügen.
- Klicken Sie auf die Tabelle Typ und dann ebenfalls auf die Schaltfläche Hinzufügen. Beide Tabellen erscheinen im Fenster Relationenentwurf.
Klicken Sie auf Schließen im Tabellen hinzufügen-Dialog.
Im Relationenentwurfsfenster:
- Klicken Sie auf die untere Begrenzung der Termine-Tabelle und ziehen Sie diese mit gedrückter Maustaste nach unten um die Anzeige zu vergrößern.
- Klicken Sie auf den Eintrag TypID in der Termine-Tabelle und ziehen Sie diesen auf den ID-Eintrag in der Tabelle Typ.
Das Ergebnis sollte wie folgt aussehen:
Klicken Sie auf Datei > Speichern, um Ihre Arbeit zu sichern.
Schließen Sie das Fenster Relationenentwurf.
Speichern Sie die Datenbank.
Erstellen des Formulars Typ
Um die Dateneingabe einfacher zu gestalten, enthalten Datenbanken normalerweise Formulare. Auf diese Weise müssen die Anwender nicht direkt in den Tabellen arbeiten. Weiter bieten Formulare viele Möglichkeiten, die Eingabe zu vereinfachen.
Klicken Sie auf das Symbol Formulare auf der linken Seite des Datenbankfensters.
Klicken Sie auf [[Image:]]
Im ersten Schritt des Assistenten Feldauswahl klicken Sie auf die Dropdownliste Tabellen und Abfragen und wählen den Eintrag Tabelle: Typ.
Klicken Sie auf den Feldnamen TypName und dann auf die Schaltfläche >, um das Feld in die Liste Felder im Formular zu verschieben. Klicken Sie auf Weiter.
Im zweiten Schritt Subformular klicken Sie einfach auf Weiter, da dieses Formular kein Unterformular enthalten soll.
Die Schritte 3 und 4 werden übersprungen, da wir kein Unterformular benötigen.
Im Schritt 5 Anordnung der Kontrollfelder wählen Sie Als Datenblatt. Die Daten erscheinen dadurch in einer Liste. Da es bisher relativ wenige Termintypen gibt und nur ein Feld in der Tabelle existiert, ist dies ein effektives Layout. Klicken Sie auf Weiter.
Im Schritt 6 Dateneingabe bitte nur die Option Das Formular zeigt existierende Daten auswählen. Dies ermöglicht uns später das Hinzufügen und Bearbeiten von Datensätzen im selben Formular. Klicken Sie auf Weiter.
Im Schritt 7 Stile (Abbildung 18) können Sie einen Stil festlegen, der Ihnen zusagt. Wählen Sie für unser Beispiel Eisblau und als Feldumrandung Flach. Klicken Sie auf Weiter.
Im letzten Schritt Formularname belassen Sie den Namen bei Typ und stellen sicher, dass die Option Mit dem Formular arbeiten markiert ist. Klicken Sie auf Fertig stellen.
Das Formular wird geöffnet und Daten können eingegeben werden.
Geben Sie einige Daten in das Formular in
Solange das Typ-Formular geöffnet ist, können wir sofort einige Daten eingeben.
- Klicken Sie in die leere Zelle unter der Überschrift Typname und geben Sie Gesundheit ein. Schließen Sie die Eingabe mit ENTER ab.
- Geben Sie Persönlich ein und drücken Sie ENTER.
- Geben Sie Urlaub ein und drücken Sie ENTER.
- Geben Sie Arbeit ein und drücken Sie ENTER.
Wenn Sie diesen Schritten gefolgt sind, sollten Ihr Formular so ähnlich wie Abbildung 21 aussehen.
Schließen Sie das Formular. Sie sollten die Datenbank erneut speichern.
Erstellen des Formulars „Neuer Termin“
Klicken Sie auf das Formularsymbol auf der linken Seite des Datenbankfensters.
Klicken Sie auf [[Image:]]
Im ersten Schritt des Assistenten Feldauswahl klicken Sie auf die Dropdownliste Tabellen und Abfragen und wählen dort den Eintrag Tabelle:Termine. Verschieben Sie alle Felder ausgenommen ID in die Spalte Felder im Formular. Klicken Sie auf Weiter.
Im zweiten Schritt Subformular klicken Sie einfach auf Weiter, da auch dieses Formular kein Unterformular benötigt. Schritt 3 und 4 werden übersprungen.
Im Schritt 5 Anordnung der Kontrollfelder wählen Sie In Blöcken – Beschriftung oben, die vierte Option ganz rechts. Klicken Sie auf Weiter.
Schritt 6 Dateneingabe: Da wir dieses Formular nur für eine Dateneingabe verwenden möchten, markieren wir die Option Das Formular wird nur zur Eingabe neuer Daten verwendet. Klicken Sie auf Weiter.
Im Schritt 7 Stile wählen Sie, um ein einheitliches Aussehen zu erhalten, einen Stil entsprechend dem, den Sie für das Formular Typ gewählt haben. Wir wählen hier wieder Eisblau und Flach für die Feldumrandung. Klicken Sie auf Weiter.
Im letzten Schritt Formularname ändern Sie den Namen in Neuer Termin. Stellen Sie sicher, dass die Option Das Formular weiter verändern markiert ist. Klicken Sie auf Fertig stellen.
Das Formular wird im Bearbeiten-Modus geöffnet, im Gegensatz zum Dateneingabe-Modus. Wir können nun das Formular weiter verändern.
Ändern des Formulars „Neuer Termin“
Klicken Sie auf das Bemerkungsfeld und drücken Sie die Pfeil-nach-unten-Taste 6 x, um es zu verschieben.
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In OOo Base werden ein Feld und die dazugehörige Beschriftung standardmäßig gruppiert, damit Sie beide zusammen verschieben können. |
Klicken Sie auf das TypID-Feld und verschieben Sie es nach links unter das Beginn-Feld. Wir verschieben dieses Feld nur vorübergehend.
Klicken Sie auf das Ende-Uhrzeit-Feld und verschieben Sie dieses ungefähr dahin wo das TypID-Feld war.
Verschieben Sie das Beginn-, Beginn-Uhrzeit- und Ende-Feld auf die linke Seite des Ende-Uhrzeit-Feldes. Sie können mehrere Felder markieren, indem Sie ein Feld anklicken, die Umschalttaste gedrückt halten und dann auf ein anderes Feld klicken. Ordnen Sie diese Felder so, wie es Ihnen gefällt.
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Sie können das Bemerkungsfeld größer machen, indem Sie einmal darauf klicken, um es zu markieren. Klicken Sie auf den grünen Markierungspunkt in der Mitte der linke Feldseite und ziehen Sie diesen Punkt mit gedrückter Maustaste nach links. |
Verschieben Sie das TypID-Feld zurück unter das Ort-Feld.
Wenn eines der Felder größer gemacht werden muss, können Sie es jederzeit während der Bearbeitung des Formulars anpassen.
Versuchen Sie, das Formular in Anlehnung an Abbildung 29 auf Seite 20 aufzubauen.
[[Image:|thumb|Abbildung 29: Überarbeitetes Formular]]
Speichern Sie das Formular.
Die Dateneingabe einfacher gestalten
Wir können das Formular nun verwenden, aber der Zweck eines Eingabeformulars ist es, die Dateneingabe möglichst einfach zu gestalten. Wir erreichen dies indem wir einige Feldeinstellungen ändern.
Klicken Sie einmal auf das Beginn-Feld. Klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie den Kontexteintrag Gruppe > Betreten.
Klicken Sie doppelt auf das Feld Beginn (nicht auf das Beschriftungsfeld).
Ein Fenster Eigenschaften: Datumsfeld wird angezeigt. Auf der Registerkarte Allgemein überprüfen Sie bitte, ob folgende Optionen markiert sind:
- Wiederholung sollte auf Ja gesetzt werden.
- Aufklappbar sollte ebenfalls auf Ja stehen.
Positionieren Sie die Eigenschaften-Dialogbox so, dass Sie das Ende-Feld sehen können. Klicken Sie einmal auf das Feld. Klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen erneut den Eintrag Gruppe > Betreten. Klicken Sie erneut auf das Feld.
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Da das Eigenschaften-Fenster bereits geöffnet ist, reicht diesmal ein Einzelklick in dem Feld. Sollten Sie das Fenster zwischenzeitlich geschlossen haben, doppelklicken Sie in das Feld. |
Beachten Sie im Eigenschaften-Dialog folgende Optionen:
- Wiederholung sollte auf Ja gesetzt werden.
- Aufklappbar sollte auf Ja stehen.
Wählen Sie nun nacheinander die unten stehenden Felder und setzen die folgenden Eigenschaften:
- Beginn-Uhrzeit: Standardzeit: 9:00:00; Drehfeld: Ja; Wiederholung: Ja.
- Ende-Uhrzeit: Standardzeit: 9:30:00; Drehfeld: Ja; Wiederholung: Ja.
Passen Sie gegebenenfalls die Größe der Felder an.
Schließen Sie den Eigenschaften-Dialog und speichern Sie das Formular.
Unser nächster Schritt, die Dateneingabe einfacher zu gestalten, ist das Hinzufügen eines Listenfelds.
Ein Listenfeld in ein Formular einfügen
In der Symbolleiste Formular-Steuerelemente klicken Sie auf die Listenfeld-Schaltfläche.
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Wenn Sie diese Auswahl nicht sehen, holen Sie sie sich im Menü über Ansicht > Symbolleisten > Formular-Steuerelemente auf den Bildschirm. |
Klicken und ziehen Sie in einem leeren Bereich unseres Formulars ein Rechteck auf, das ungefähr die Größe des vorhandenen TypID-Feldes besitzt.
Der Listenfeld-Assistent erscheint.
Im ersten Schritt Tabellenauswahl klicken Sie auf Typ und dann auf Weiter.
Im zweiten Schritt Feldauswahl klicken Sie auf TypName und dann auf Weiter.
Im dritten Schritt Feldverknüpfung klicken Sie auf TypID in der Felder aus der Wertetabelle-Spalte und ID in der Feld aus der Listentabelle-Spalte. Klicken Sie auf Fertig stellen.
Das Formular könnte nun wie folgt aussehen:
Als nächstes wollen wir das Aussehen des neuen Listenfeldes festlegen.
Klicken Sie doppelt in das Feld, um den Eigenschaften-Dialog aufzurufen.
Setzen Sie die Umrandungsfarbe auf Schwarz.
Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche mit den drei Punkten rechts von Hintergrundfarbe.
In der Farbdialogbox setzen Sie die Werte für Rot, Grün und Blau jeweils auf 221 und klicken dann auf OK.
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Wenn diese Farbe nicht zu der Hintergrundfarbe Ihrer Formularfelder passt, können Sie sie beliebig ändern. |
Sie können den Eigenschaften-Dialog für den Augenblick schließen.
Stellen Sie sicher, dass das alte TypID-Feld und seine Beschriftung nicht mehr gruppiert sind und löschen Sie das Textfeld.
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Wenn die beiden Elemente noch gruppiert sind, klicken Sie mit der linken und anschließend mit der rechten Maustaste auf das Feld und wählen aus dem Kontextmenü Gruppe > Aufheben. |
Verschieben Sie das Beschriftungsfeld zum neuen Listenfeld.
Markieren Sie nun beide Felder, indem Sie auf eines klicken, die Umschalttaste gedrückt halten und auf das andere Feld klicken. Klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen den Befehl Gruppe > Gruppieren.
Dem Formular ein Kombinationsfeld hinzufügen
Der nächste Schritt bei unseren Bemühungen, die Dateneingabe zu vereinfachen, ist nun, ein Kombinationsfeld für den Ort hinzuzufügen. Ein Kombinationsfeld kann, im Unterschied zu einem Listenfeld, nicht nur die angezeigten Werte einfügen, Sie können auch neue Werte eingeben. Wenn wir dagegen einen Eintrag aus einem Listenfeld einfügen, speichern wir einen Identifikationsschlüssel (z. B. eine Nummer) in dem verknüpften Feld ab.
In der Formular-Steuerelemente-Symbolleiste klicken Sie auf die Kombinationsfeld-Schaltfläche.
Ziehen Sie in einem leeren Bereich ein Kombinationsfeld auf. Der Kombinationsfeld-Assistent wird automatisch aufgerufen.
Im ersten Schritt Tabellenauswahl klicken Sie auf Termine und dann auf Weiter.
Im zweiten Schritt Feldauswahl klicken Sie auf Ort und dann auf Weiter.
Im dritten Schritt Datenbankfeld markieren Sie die Option Ja, und zwar in folgendem Datenbankfeld und wählen den Eintrag Ort aus der Dropdownliste. Klicken Sie auf Fertig stellen.
Sie sollten das Aussehen des Feldes nun ebenfalls den anderen Feldern anpassen.
- Klicken Sie doppelt auf das Kombinationsfeld, um den Eigenschaften-Dialog aufzurufen.
- Setzen Sie die Umrandungsfarbe auf Schwarz.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche mit den drei Punkten rechts von der Eigenschaft Hintergrundfarbe.
- In der Farb-Dialogbox setzen Sie bitte die Werte von Rot, Grün und Blau auf jeweils 221 und klicken dann auf OK.
- Sie können den Eigenschaften-Dialog wieder schließen.
Nun, verschieben Sie das Kombinationsfeld, wie Sie es bereits mit dem Typ-Feld gemacht haben. Positionieren Sie das Feld direkt unter der Beschriftung Ort. Sie müssen natürlich vorher das alte Textfeld löschen. Gruppieren Sie die beiden Felder.
Ihr Formular könnte nun folgendermaßen aussehen:
Das Formular testen
Speichern Sie das Formular und schließen Sie es.
Klicken Sie nun im Formularabschnitt der Datenbank doppelt auf das Formular Neuer Termin. Das Formular wird nun schreibgeschützt geöffnet. Das bedeutet, dass Sie keine Änderungen am Formularentwurf vornehmen können. Sie können nur Daten eingeben.
Geben Sie einen Termin ein. Versuchen Sie, sich bei der Dateneingabe zwischen den einzelnen Feldern zu bewegen. Sie werden vielleicht bemerken, dass die Felder nicht in der richtigen Reihenfolge angesprungen werden.
Im TypID-Feld stehen Ihnen nur die Einträge zur Verfügung, die sich bereits in der Tabelle Typ befinden. Für den Ort ergänzt jeder neue Eintrag, den Sie tätigen, die Liste für alle neuen Datensätze.
Wenn Sie einen Datensatz eingegeben haben, können Sie auf das Symbol Datensatz speichern gehen oder auf die Neuen Datensatz-Schaltfläche klicken, die die bisherigen Daten speichert und zu einem neuen leeren Datensatz führt. Letzteres geschieht auch, wenn Sie im letzten Eingabefeld eines Datensatzes die TAB- oder Enter-Taste drücken.
Geben Sie einige Termine ein, damit wir für später einige Daten zur Verfügung haben. Bitte legen Sie mindestens zwei mit dem gleichen Beginn (Datum) an, z. B. dem 31. 05. 2007.
Festlegen der Tabulatorreihenfolge
Der Benutzerfreundlichkeit ist es weiterhin dienlich, wenn der Cursor so von einem Feld in das nächste springt, wie es der Anordnung der Elemente auf dem Bildschirm entspricht. Wir legen nun also die Tabulatorreihenfolge fest.
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Mit Tabulatorreihenfolge ist die Reihenfolge gemeint, in der der Cursor von einem Feld in das nächste springt. Es ist egal, ob Sie sazu mit der TAB- oder mit der Enter-Taste die Eingabe in einem Feld abschließen. |
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Formular im Datenbankfenster und wählen den Befehl Bearbeiten.
Klicken Sie einmal auf irgendein Steuerelement im Formular. Dann klicken Sie mit rechts auf das gleiche Element und wählen Gruppe > Betreten. Und jetzt noch einen Doppelklick auf das Element, um sein Eigenschaften-Fenster zu öffnen.
Klicken Sie jetzt auf die drei Punkte neben Aktivierungsreihenfolge.
Legen Sie die Reihenfolge wie folgt fest:
Dies kann dadurch geschehen, dass Sie ein Element in der Liste markieren und mit den Schaltflächen Index kleiner bzw. Index größer an die gewünschte Position bringen.
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Sie können auch einen Eintrag mit der Maus markieren und anschließend einfach an die gewünschte Position schieben. |
ComboBox ist ein Standardname für das Kombinationsfeld Ort und ListBox ist der Name für das ListenfeldTypID.
Speichern Sie das Formular und schließen Sie es.
Speichern Sie auch die Datenbank.
Ein Formular zur Anzeige aller Termine erstellen
Unsere Datenbank enthält noch keine komfortable Anzeige für alle Termine, die in ihr gespeichert sind. Natürlich könnten wir direkt in der Tabelle nachsehen, aber das ist keine sehr benutzerfreundliche Darstellung der Daten. Da das Formular Neuer Termin nur für die Dateneingabe konzipiert ist, können Sie hier keine früher eingegebenen Datensätze sehen.
Andererseits haben wir doch einige Zeit damit verbracht, das Formular Neuer Termin zu erstellen. Nun können wir uns Arbeit ersparen, indem wir dieses Formular kopieren und einfach einige seiner Eigenschaften ändern.
Das Formular kopieren
Im Formularabschnitt des Datenbankfensters klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Neuer Termin und wählen den Menüeintrag Kopieren.
Klicken Sie erneut mit der rechten Maustaste und wählen Sie diesmal den Befehl Einfügen.
Als Formularnamen geben Sie Terminliste ein und klicken Sie auf OK.
Speichern Sie die Datenbank erneut.
Das Formular bearbeiten
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das neue Formular und wählen Sie den Befehl Bearbeiten.
Klicken Sie auf die Schaltfläche des Formular-Navigators [[Image:]].
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Das Symbol für den Formular-Navigator ist – wie einige andere auch – bei den verschiedenen Betriebsystemen unterschiedlich, gehen Sie einfach mit der Maus über die einzelnen Symbole und lesen die Tooltipps. |
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Wenn Sie die Symbolleiste Formular-Entwurf im Laufe unserer Übung geschlossen haben, öffnen Sie sie einfach über das Menü Ansicht > Symbolleisten > Formular-Entwurf wieder. |
Im Dialogfenster des Formular-Navigators klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Eintrag MainForm und wählen den Befehl Eigenschaften.
Auf der Registerkarte Daten des Eigenschaften-Dialogs setzen Sie die Eigenschaft Nur Daten hinzufügen auf Nein.
Schließen Sie den Eigenschaften-Dialog. Schließen Sie den Formular-Navigator und speichern Sie das Formular.
Nun klicken Sie, anstatt das Formular zu schließen, auf die Entwurfmodus an/aus-Schaltfläche in der Werkzeugleiste [[Image:]].
Sie können die Formular-Navigations-Werkzeugleiste verwenden, um sich durch die Datensätze zu bewegen.
Die Datensätze stehen aktuell so in der Reihenfolge, wie sie in die Datenbank eingegeben worden sind. Um den Überblick über die eigenen Termine zu behalten, ist dies nicht sehr hilfreich. Deshalb sollten wir eine Sortierung zu unserem Formular hinzufügen.
Dem Formular eine Sortierreihenfolge hinzufügen
Klicken Sie erneut auf die Entwurfsmodus an/aus-Schaltfläche.
Klicken Sie auf irgendein Steuerelement in dem Formular.
Klicken Sie auf die Formular-Schaltfläche [[Image:]].
Im Dialog Formular-Eigenschaften auf der Registerkarte Daten klicken Sie auf die Schaltfläche mit den drei Punkten rechts von der Option Sortierung. Es erscheint die Dialogbox Sortierung (Abbildung 46).
Als ersten Feldnamen wählen Sie Beginn und lassen die Sortierreihenfolge bei Aufsteigend. Für den zweiten Feldnamen wählen Sie Beginn-Uhrzeit und für den dritten Feldnamen das Feld Ende-Uhrzeit. Lassen Sie die Sortierung bei allen Feldern auf Aufsteigend.
Klicken Sie auf OK.
Schließen Sie den Eigenschaften-Dialog, speichern Sie das Formular und schließen Sie es.
Speichern Sie die Datenbank.
Erstellen des Formulars zur Auflistung der Termine
Sicher werden Sie regelmäßig alle Termine in Ihrer Datenbank in einer Übersicht sehen wollen, ohne dass diese geändert werden können. Das werden wir als nächstes erledigen.
Im Formularabschnitt der Datenbank klicken Sie auf die Option:
Im Schritt 1 wählen Sie die Termin-Tabelle aus und fügen alle Felder (außer dem Feld ID) in die Felder im Formular-Liste ein. Klicken Sie auf Weiter.
Schritt 2: Wir benötigen kein Unterformular, deshalb können Sie auf Weiter klicken.
Der Assistent springt zu Schritt 5. Lassen Sie die Einstellung auf Als Datenblatt und klicken Sie auf Weiter.
Im Schritt 6 markieren Sie die Option Das Formular zeigt existierende Daten an und markieren zusätzlich die drei Kontrollkästchen darunter, sodass Einträge nicht geändert, gelöscht oder hinzugefügt werden können. Dieses Formular ist nur dazu da, um die Daten anzuzeigen. Klicken Sie auf Weiter.
Im Schritt 7 wählen wir wieder Eisblau als Stil und Flach, oder Sie passen den Stil Ihren bisher getroffenen Einstellung an. Klicken Sie auf Weiter.
Im Schritt 8 vergeben Sie als Namen Terminaufstellung und lassen die Option Mit dem Formular arbeiten markiert. Klicken Sie auf Fertig stellen.
Ihr Formular sollte nun etwa so aussehen:
Die Daten werden in der Reihenfolge angezeigt, in der sie in die Datenbank eingegeben wurden, da wir als Grundlage für dieses Formular die Tabelle Termine gewählt haben. Deshalb wird auch das TypID-Feld als Nummer angezeigt.
Die Sortierreihenfolge festlegen
Falls die Schaltfläche Entwurfsmodus an/aus nicht verfügbar sein sollte, schließen Sie das Formular, klicken mit der rechten Maustaste auf dem Namen des neuen Formulars und wählen den Befehl Bearbeiten.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Tabelle und wählen Sie den Eintrag Formular.
Auf der Registerkarte Daten klicken Sie auf die Schaltfläche mit den 3 Punkten neben der Option Sortierung.
Setzen Sie die Sortierung wie vorher. Beginn, Beginn-Uhrzeit und Ende. Sortierung: Aufsteigend.
Klicken Sie auf OK.
Ändern der Grundlage für das Formular
Wir haben nun die Sortierung für unser Formular geändert. Nun müssen wir noch dafür sogen, dass wir nicht nur die TypID sondern den Typ im Klartext angezeigt bekommen.
Immer noch auf der Registerkarte Daten klicken Sie auf die Dropdownliste Art des Inhalts und wählen dort den Eintrag SQL-Befehl.
Klicken Sie auf die Schaltfläche mit den drei Punkten bei Inhalt.
Der Dialog Tabellen hinzufügen erscheint vor dem SQL-Kommando-Fenster. Verwenden Sie dieses Fenster, um die beiden Tabellen ins SQL-Fenster zu übernehmen. Danach schließen Sie das Fenster.
Fügen Sie folgende Felder aus der Termine-Tabelle hinzu:
- Bezeichnung
- Ort
- Beginn
- Beginn-Zeit
- Ende
- Ende-Zeit
- Bemerkung
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Sie können die Felder der Abfrage hinzufügen, indem Sie entweder auf den Feldnamen doppelklicken oder das Feld mit der Maustaste in die Tabelle in der unteren Hälfte des Fensters ziehen. |
Fügen Sie das Feld TypName aus der Typ-Tabelle hinzu.
Bevor wir diesen SQL-Befehl fertig stellen, müssen wir einen Blick auf die Verbindungen zwischen den beiden Tabellen werfen.
Ändern der Verbundeigenschaften
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Verbindungslinie zwischen den Tabellen im oberen Bereich des SQL-Entwurfs und wählen Sie Bearbeiten...
Der Standardtyp der Verknüpfung ist Innerer, was nur Datensätze liefert, wenn die verknüpften Felder denselben Inhalt haben. Wenn Sie keine TypID für einen Termin ausgewählt haben, wird das TypID-Feld in diesem Termin-Datensatz keinen passenden Eintrag im ID-Feld der Typ-Tabelle finden. Der Termin würde also nicht angezeigt.
Im Verbundeigenschaften-Dialog im Abschnitt Optionen klicken Sie auf die Art-Dropdownliste und wählen dort den Eintrag Linker.
[[Image:|thumb|Abbildung 57: Geänderte Verbundart]]
Ein linker Verbund zeigt uns alle Datensätze der Termin-Tabelle auch dann, wenn diese ein leeres TypID-Felder besitzen. Wenn TypID allerdings einen Inhalt hat, wird dieser mit dem ID-Feld der Typ-Tabelle verglichen und wir bekommen die zugehörigen Informationen aus dieser Tabelle mit angezeigt. In unserem Fall ist das nur das Feld TypName.
Ein rechter Verbund würde alle Datensätze aus der Tabelle Typ liefern auch wenn kein Termin dazu passt, aber er liefert auf jeden Fall nur die passenden Datensätze aus der Termin-Tabelle.
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Die Verbundart-Bezeichnungen beziehen sich nur darauf, auf welcher Seite - eben rechts oder links - im Dialog Verbundeigenschaften die Haupttabelle (in unserem Fall Termine) steht. (s. Abbildung 57 auf Seite 38) |
Klicken Sie auf OK. Speichern Sie den SQL-Dialog unter Abfrage > Terminaufstellung und schließen Sie das SQL-Befehl- und anschließend das Formular-Eigenschaften-Fenster
Wenn Sie dieses Formular nun ausführen, werden Sie bemerken, dass die TypID-Spalte für alle Datensätze leer ist. Das Tabellensteuerelement beruht auf dem TypID-Feld und nicht auf dem Feld TypName.
Ändern der Eigenschaften eines Steuerelements
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Überschrift der TypID-Spalte und wählen Sie den Eintrag Spalte...
Ein Eigenschaften-Dialog erscheint, diesmal für ein formatiertes Feld.
Auf der Registerkarte Daten, klicken Sie auf das Dropdownfeld bei Datenfeld und wählen den Eintrag TypName.
Ändern Sie auf dem Reiter Allgemein noch Name und Titel auf Typ.
Anschließend können Sie den Dialog schließen.
Speichern Sie das Formular und die Datenbank.
Eine Abfrage erstellen
Sinn und Zweck einer Datenbank ist nicht nur die Aufnahme von Daten, sondern vor allem, diese Daten gezielt ausgeben zu können. Wir wollen nun eine Abfrage erstellen, die die Termine anzeigt, welche heute beginnen.
Klicken Sie auf das Abfragen-Symbol auf der linken Seite [[Image:]].
Klicken Sie dann auf [[Image:]]
Das Fenster Tabellen hinzufügen wird angezeigt. Fügen Sie beide Tabellen in die Abfrage ein. Klicken Sie auf Schließen.
Das Abfrageentwurfsfenster sollte ungefähr so aussehen:
Fügen Sie dieselben Felder in die Abfrage ein, die Sie bereits für den SQL-Befehl im letzten Schritt ausgewählt haben. Aus der Termin-Tabelle Bezeichnung, Ort, Beginn, Beginn-Uhrzeit, Ende, Ende-Uhrzeit und Bemerkung sowie aus der Typ-Tabelle das Feld TypName.
In der Zeile Kriterium geben Sie in der Spalte Beginn ein Datum wie z. B. 30.05.2007 ein.
Klicken Sie auf den Umschaltknopf Design-Ansicht an-, ausschalten [[Image:]].
Nun können Sie den SQL-Befehl sehen, der Ihrer Abfrage zugrunde liegt. Sie werden ziemlich am Ende des Befehls folgenden Ausdruck bemerken „AND ( ( "Termine"."Beginn" = {D '2007-05-30' } ) )“. Dieser Ausdruck findet Datensätze, bei denen der Beginn am 30.05.2007 ist.
Nun wird man diese Abfrage aber höchst selten brauchen und wir wollten ja eine Abfrage für den heutigen Tag erstellen. Ersetzen Sie hierzu den Ausdruck {D '2007-05-30' } durch CURRENT_DATE und klicken Sie den Umschaltknopf für die Design-Ansicht erneut.
Klicken Sie auf den Abfrage ausführen-Button [[Image:]].
Nun sehen Sie ein dreigeteiltes Fenster mit den Abfrageergebnissen im oberen Teil.
Speichern Sie die Abfrage als „Termine Heute“ und schließen Sie sie.
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Wenn Sie einen Termin für heute hinzufügen möchten, verwenden Sie das Formular Neuer Termin und führen dann die Abfrage aus indem Sie doppelt darauf klicken. |
Eine Abfrage sortieren
Wenn Sie mehr als einen Termin täglich haben, möchten Sie das Abfrageergebnis vermutlich sortiert erhalten.
Um eine Sortiereihenfolge für die Abfrage festzulegen, müssen wir diese bearbeiten. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die soeben erstellte Abfrage und wählen Sie den Befehl Bearbeiten.
In der Entwurfstabelle sehen Sie eine Zeile Sortierung, direkt unter der Zeile, in der der Name der Tabelle steht, zu der das Feld gehört. Um eine Sortierreihenfolge zu einer Spalte hinzuzufügen, klicken Sie in die Zeile Sortierung dieser Spalte. Nun ist die Dropdownliste für die Sortierung aktiv und Sie können aufsteigend oder absteigend auswählen.
Setzen Sie nun die Sortierung für die Beginn-Zeit auf aufsteigend.
Speichern Sie die geänderte Abfrage und schließen Sie das Fenster.
Führen Sie nun die Abfrage durch einen Doppelklick auf ihren Namen aus.
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Sie können auch nach mehreren Feldern sortieren. Wenn Sie ihre Daten in einer Abfrage nach Datum und Uhrzeit anzeigen wollen, setzen Sie einfach in beiden Spalten die Sortierung auf aufsteigend. Achten Sie in diesem Fall darauf, dass das Feld Datum vor dem Feld Uhrzeit steht, da OOo Base die Sortierung von links nach rechts abarbeitet. |
Ändern des Verbundtyps in der Abfrage
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Verbindungslinie zwischen beiden Tabellen und wählen Sie den Eintrag Bearbeiten.
Öffnen Sie im Verbundeigenschaften-Dialog im Abschnitt Optionen die Dropdownliste Art und wählen den Eintrag Linker.
Klicken Sie auf OK.
Speichern Sie die Abfrage. Sie können Sie erneut ausführen, wenn Sie möchten.
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Wenn Sie die Verbundart nicht wie beschrieben umstellen, werden Termine, für die wir keinen Typ festgelegt haben, in der Abfrage nicht angezeigt. |
Ein Formular basierend auf einer Abfrage erstellen
Wenn wir alle heutigen Termine übersichtlich anzeigen möchten, können wir das Formular Terminaufstellung kopieren, umbenennen und bearbeiten.
Das Formular kopieren
Im Formularabschnitt des Datenbankfensters klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Formular Terminaufstellung und wählen dann den Menübefehl Kopieren.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste unter den Formularnamen und wählen Sie Einfügen.
In der Textbox Formularname geben Sie als Namen Termine Heute ein und klicken auf OK.
Speichern Sie die Datenbank erneut.
Ändern der dem Formular zugrundeliegenden Abfrage
Klicken Sie auf das neue Formular mit der rechten Maustaste und wählen Bearbeiten.
Klicken Sie auf die Formularnavigator-Schaltfläche [[Image:]].
Klicken Sie Im Formularnavigator-Dialog mit der rechten Maustaste auf den Punkt MainForm und wählen Sie Eigenschaften.
Auf der Registerkarte Daten setzen Sie bitte die Art des Inhalts auf Abfrage. Das Feld Inhalt setzen Sie bitte auf Termine Heute.
Schließen Sie den Eigenschaften-Dialog und den Formularnavigator und speichern das Formular.
Erstellen eines Berichts
Klicken Sie auf das Symbol [[Image:]] auf der linken Seite des Datenbankfensters.
Und dann auf [[Image:]].
Der Berichtsassistent erscheint.
Schritt 1: Ändern Sie die Vorgabe im Abschnitt Tabellen und Abfragen zu Abfrage: Termine Heute. Klicken Sie auf die >> Schaltfläche, um alle Felder in die Liste Felder im Bericht zu verschieben. Klicken Sie auf Weiter.
Schritt 2: Wir wollen die Standardbeschriftungen verwenden, deshalb klicken Sie auf Weiter.
Schritt 3: Wir benötigen keinerlei Gruppierung in diesem Bericht, deshalb klicken Sie bitte wieder auf Weiter.
Schritt 5: Für die Erstellung dieses Berichts wählen Sie bitte links ausgerichtet – modern für das Layout der Daten und Standard für das Layout der Kopf- und Fußzeilen. Selbstverständlich können Sie auch hier nach Belieben experimentieren. Wenn Sie diesen Schritt abgeschlossen haben, klicken Sie auf Weiter.
Schritt 6: Wir lassen den Titel für den Bericht wie vorgeschlagen bei Termine Heute. Die Art von Bericht, den wir erstellen wollen, ist ein Dynamischer Bericht. Als letzte Einstellung markieren Sie bitte die Option Jetzt Bericht erstellen. Klicken Sie auf Fertig stellen.
Der Bericht wird erstellt und angezeigt. Wir können ihm nun den letzten Schliff geben.
Den Bericht bearbeiten
Schließen Sie den Bericht.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Bericht und wählen den Befehl Bearbeiten.
Ein Bericht ist ein einfaches OOo Writer-Dokument mit hinzugefügten Feldern.
Sie werden die leere Zeile über den Feldnamen bemerken. Diese wird angelegt, da die meisten Berichte Gruppierungen enthalten. Hier könnte z. B. das Beginn-Datum stehen, wenn wir danach gruppiert hätten.
Klicken Sie einmal in der Tabelle und wählen Sie dann im Menü Tabelle > Tabelleneigenschaften... und wechseln auf die Registerkarte Spalten. Geben Sie die folgenden Werte für die einzelnen Spalten ein.
| Spalte | Breite |
| 1 | 7,00 cm |
| 2 | 4,00 cm |
| 3 | 2,00 cm |
| 4 | 2,00 cm |
| 5 | 2,00 cm |
| 6 | 2,00 cm |
| 7 | 5,20 cm |
| 8 | 2,00 cm |
Speichern Sie den Bericht und schließen Sie ihn.
Einige Tipps für den Gebrauch der Datenbank
Es wird vorkommen, dass Sie einen neuen Typ in das Typ-Dropdown-Feld aufnehmen wollen. Da diese Daten in einer eigenen Tabelle gespeichert sind, müssen Sie den Eintrag in die Tabelle schreiben. Es gibt verschiedene Wege dies zu tun.
Hinzufügen eines neuen Typs im Formular
Sie können zum Datenbankfenster schalten und dort das Typ-Formular öffnen und Ihre Daten eingeben.
Vergessen Sie nicht, den Datensatz zu speichern, bevor Sie das Formular schließen.
Hinzufügen eines neuen Typs im Datenbankobjektfensters
Wenn Sie gerade dabei sind, einen neuen Termin anzulegen, können Sie auch auf Ansicht > Datenbankquellen klicken oder F4 auf Ihrer Tastatur drücken.
Im oberen Teil des Formularfensters wird der Datenquellenbereich sichtbar.
Vergewissern Sie sich, dass in diesem Bereich die Datenbank TerminDB ausgewählt ist.
Klappen Sie die Tabellenliste auf, indem Sie auf das Pluszeichen davor klicken.
Klicken Sie nun auf die Typ-Tabelle.
Geben Sie einen neuen Typnamen ein und speichern Sie den Datensatz.
Schließen Sie den Datenquellenbereich mit F4.
Das Formular aktualisieren
Wenn Sie einen neuen Typ angelegt haben, müssen Sie die Typ-Listbox aktualisieren.
Klicken Sie auf die Aktualisieren-Schaltfläche [[Image:]].
Daten filtern
Wenn Sie nur die Termine eines Tages sehen möchten, können Sie natürlich eine Abfrage erstellen, die nur die Daten dieses Tages zurückgibt. Es ist aber ebenso möglich – und deutlich einfacher – das Formular Terminaufstellung zu verwenden und nach dem entsprechenden Tag zu filtern.
Eine Möglichkeit ist:
- Gehen Sie zu einem Datensatz des bestimmten Tages, der Sie interessiert.
- Klicken Sie in das Feld Beginn.
- Klicken Sie auf die AutoFilter-Schaltfläche der Symbolleiste Formular-Navigation [[Image:]].
Nun wird anhand des ausgewählten Datensatzes gefiltert. Sie können auch:
Auf die Schaltfläche Formularbasierter Filter der Symbolleiste Formular-Navigation klicken [[Image:]]. Die Formular-Filter-Symbolleiste wird angezeigt [[Image:]].
Geben Sie ein Datum in das Beginn-Feld ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Formularbasierter Filter anwenden [[Image:]].
Es wird nun anhand der eingegebenen Daten gefiltert.
Um den Filter wieder zu entfernen, klicken Sie auf die Schaltfläche Filter/Sortierung entfernen [[Image:]].
